Automatyzacja obiegu dokumentów i akceptacji
Faktura kosztowa przychodzi mailem. Trafia do kogoś, kto przesyła ją dalej do osoby akceptującej, ta odpowiada „ok" w wątku, ktoś inny opisuje dokument i przekazuje do księgowości. Nikt nie wie, gdzie dokument leży w danej chwili, dopóki nie zapyta.
Ile ten proces kosztuje Cię rocznie
Wprowadź własne liczby: kalkulator natychmiast przeliczy oszczędności, bez rejestracji i bez podawania adresu e-mail.
Ten proces kosztuje Cię
Realnie odzyskasz od 0 zł do 0 zł rocznie
Liczymy tak: wynagrodzenie razy mnożnik kosztu pracodawcy 1,2 dzielone przez 173 godziny miesięcznie daje stawkę godzinową. Ta stawka razy godziny w roku daje koszt procesu. Z odzysku bierzemy pasmo od 40% do 70%, bo część czasu odzyskanego na papierze wraca jako nadzór nad automatem i obsługa wyjątków. To celowo ostrożny widełkowy szacunek, nie obietnica.
Skąd biorą się te godziny
Największą część czasu pochłania nie akceptacja, tylko jej pilnowanie. Ktoś sprawdza, czy dokument dotarł, przypomina osobie akceptującej, szuka wątku sprzed dwóch tygodni, tłumaczy księgowości, dlaczego faktura przyszła po terminie. Ta praca rozkłada się na kilka osób i dlatego w żadnym rozliczeniu nie wygląda na duży koszt.
Konsekwencje są jednak wymierne. Faktura zaakceptowana po terminie płatności to odsetki albo rozmowa z dostawcą. Umowa czekająca tydzień u niewłaściwej osoby to tydzień opóźnienia w projekcie. Brak zapisanej ścieżki oznacza też, że przy sporze nie da się odtworzyć, kto i kiedy co zaakceptował.
Co robi automatyzacja
Dokument z e-maila, skanu lub formularza od razu otrzymuje właściciela i termin akceptacji według zdefiniowanych reguł kwotowych i zastępstw, bez dopytywania w zespole.
Przypomnienia idą same, a każda akceptacja zostaje odnotowana z datą i osobą. Zaakceptowany dokument trafia do księgowości opisany, w komplecie z tym, czego księgowość potrzebuje. Ta część jest zwykle najszybszym zyskiem, bo znosi całą korespondencję o brakujące opisy.
Ile to kosztuje i kiedy się zwraca
To najdroższy proces z tej listy: zwykle 4 000 do 12 000 zł. Powód nie leży w technice, tylko w tym, że wdrożenie wymaga najpierw ustalenia reguł, które w większości firm istnieją wyłącznie w głowach. Ta rozmowa jest częścią pracy i to ona zwykle decyduje o powodzeniu.
Zwrot z wdrożenia następuje zazwyczaj w 4-8 miesięcy. Choć merytoryczna decyzja należy do człowieka, automat całkowicie eliminuje ręczne pilnowanie terminów i obieg pism.
Wykonawcy pracujący na tych narzędziach
Proces wdrażany najczęściej w oparciu o poniższe narzędzia. Kliknij, aby zobaczyć sprawdzonych specjalistów z ich stawkami, dostępnością i referencjami.
Najczęstsze pytania
Zwykle 4 000 do 12 000 zł jednorazowo, w widełkach automatyzacji wynoszących na platformie 2 000 do 20 000 zł. Cena zależy przede wszystkim od liczby typów dokumentów i od tego, jak rozbudowane są reguły akceptacji. Sam obieg faktur kosztowych jest tańszy niż obieg obejmujący jednocześnie umowy, wnioski urlopowe i zamówienia.
Przy kilkudziesięciu dokumentach miesięcznie wystarczy lekka automatyzacja na obecnych narzędziach. Dedykowany system DMS warto wdrożyć dopiero przy setkach pism miesięcznie.
Zarejestrowana ścieżka akceptacji z datą, tożsamością i wersją pliku stanowi pełny dowód audytowy. Kwestię podpisów kwalifikowanych rozwiązuje dedykowana integracja e-podpisu.
Sama budowa to zwykle 10 do 80 godzin. Do tego dochodzi czas na ustalenie reguł po Twojej stronie: kto akceptuje co i do jakiej kwoty. To ustalenie bywa dłuższe niż praca wykonawcy i warto zacząć je przed podpisaniem umowy.