Automatyzacja wystawiania i wysyłki faktur
Dane do faktury już masz. Są w zamówieniu, w umowie albo w arkuszu z rozliczeniem godzin. Mimo to ktoś raz w miesiącu siada i przepisuje je do programu do fakturowania, a potem wysyła każdą fakturę osobno.
Ile ten proces kosztuje Cię rocznie
Suwaki startują od wartości typowych dla tego procesu. Podmień je na swoje — wynik przelicza się od razu, bez zakładania konta i bez podawania adresu e-mail.
Ten proces kosztuje Cię
Realnie odzyskasz od 0 zł do 0 zł rocznie
Liczymy tak: wynagrodzenie razy mnożnik kosztu pracodawcy 1,2 dzielone przez 173 godziny miesięcznie daje stawkę godzinową. Ta stawka razy godziny w roku daje koszt procesu. Z odzysku bierzemy pasmo od 40% do 70%, bo część czasu odzyskanego na papierze wraca jako nadzór nad automatem i obsługa wyjątków. To celowo ostrożny widełkowy szacunek, nie obietnica.
Skąd biorą się te godziny
Samo wystawienie jednej faktury to dwie, trzy minuty. Koszt robi wszystko dookoła: sprawdzenie, czy dane kontrahenta się nie zmieniły, dopisanie właściwej pozycji i stawki VAT, pobranie liczby godzin z innego pliku, wysyłka na właściwy adres, a potem odnotowanie gdzieś, że faktura poszła. Przy pięćdziesięciu fakturach miesięcznie to cały dzień pracy, zajęty zwykle pod koniec miesiąca, czyli wtedy, gdy czasu jest najmniej.
Do tego dochodzi pilnowanie płatności. Ktoś porównuje wyciąg bankowy z listą faktur i wysyła przypomnienia. To jest ta część, o której zapomina się przy szacowaniu, ile ten proces naprawdę kosztuje.
Co robi automatyzacja
Faktura powstaje ze źródła, w którym dane już są — z zamówienia, z rozliczenia godzin, z systemu abonamentowego. Numeracja idzie automatycznie, dane kontrahenta pobierają się z jednego miejsca, a stawka VAT wynika z rodzaju pozycji, a nie z pamięci osoby wystawiającej. Gotowy dokument wychodzi mailem z załącznikiem, w z góry ustalonym dniu.
Druga połowa to strona płatności. Wpływ na koncie da się dopasować do faktury po tytule przelewu i kwocie, a faktury bez wpłaty po terminie mogą same wygenerować przypomnienie. Człowiek dostaje listę spraw wymagających decyzji zamiast całej listy faktur.
Ile to kosztuje i kiedy się zwraca
Wdrożenie mieści się zwykle w przedziale 2 000 do 6 000 zł, czyli w dolnej części widełek automatyzacji na platformie, sięgających 20 000 zł. Ten proces jest tańszy niż większość, bo dane wejściowe są ustrukturyzowane, a programy do fakturowania mają zwykle dobrze opisane API.
Zwrot następuje w trzecim do piątego miesiąca. Jeżeli fakturowanie zajmuje u Ciebie jedną osobę przez sześć godzin tygodniowo, wpisz to w kalkulatorze powyżej — zobaczysz roczny koszt tej pracy zestawiony z jednorazową ceną wdrożenia.
Wykonawcy pracujący na tych narzędziach
Ten proces buduje się najczęściej na poniższych narzędziach. Każdy odnośnik otwiera katalog zawężony do wykonawców, którzy je zadeklarowali — stawki, dostępność i oceny z rozliczonych kontraktów.
Najczęstsze pytania
Zwykle 2 000 do 6 000 zł jednorazowo. To dolna część widełek dla automatyzacji na platformie, które sięgają 20 000 zł przy bardziej złożonych procesach. Cena rośnie, gdy faktura musi powstawać z kilku źródeł naraz albo gdy dochodzi nietypowe rozliczanie, na przykład abonament z rozliczeniem nadwyżek.
Faktura wystawiona automatycznie jest tym samym dokumentem co wystawiona ręcznie — przepisy nie rozróżniają sposobu jej powstania, tylko treść i sposób przechowywania. Automatyzacja korzysta z Twojego programu do fakturowania, więc obowiązki wobec KSeF spoczywają na nim, tak samo jak dziś.
Nie, jeżeli obecny ma API albo pozwala na import. Wymiana programu to osobna decyzja i osobny koszt — warto ją oddzielić od automatyzacji, bo inaczej trudno stwierdzić, co dało oszczędność.
Zależy od liczby faktur. Przy jednej osobie poświęcającej sześć godzin tygodniowo mówimy o około 26 godzinach miesięcznie, z czego automat przejmuje realnie od 40% do 70%. Reszta zostaje przy człowieku: nietypowe pozycje, korekty i rozmowy z klientem o płatności.