Automatyzacja wystawiania i wysyłki faktur
Dane do faktury już masz. Są w zamówieniu, w umowie albo w arkuszu z rozliczeniem godzin. Mimo to ktoś raz w miesiącu siada i przepisuje je do programu do fakturowania, a potem wysyła każdą fakturę osobno.
Ile ten proces kosztuje Cię rocznie
Wprowadź własne liczby: kalkulator natychmiast przeliczy oszczędności, bez rejestracji i bez podawania adresu e-mail.
Ten proces kosztuje Cię
Realnie odzyskasz od 0 zł do 0 zł rocznie
Liczymy tak: wynagrodzenie razy mnożnik kosztu pracodawcy 1,2 dzielone przez 173 godziny miesięcznie daje stawkę godzinową. Ta stawka razy godziny w roku daje koszt procesu. Z odzysku bierzemy pasmo od 40% do 70%, bo część czasu odzyskanego na papierze wraca jako nadzór nad automatem i obsługa wyjątków. To celowo ostrożny widełkowy szacunek, nie obietnica.
Skąd biorą się te godziny
Samo wystawienie jednej faktury to dwie, trzy minuty. Koszt robi wszystko dookoła: sprawdzenie, czy dane kontrahenta się nie zmieniły, dopisanie właściwej pozycji i stawki VAT, pobranie liczby godzin z innego pliku, wysyłka na właściwy adres, a potem odnotowanie gdzieś, że faktura poszła. Przy pięćdziesięciu fakturach miesięcznie to cały dzień pracy, zajęty zwykle pod koniec miesiąca, czyli wtedy, gdy czasu jest najmniej.
Do tego dochodzi pilnowanie płatności. Ktoś porównuje wyciąg bankowy z listą faktur i wysyła przypomnienia. To jest ta część, o której zapomina się przy szacowaniu, ile ten proces naprawdę kosztuje.
Co robi automatyzacja
Faktura generuje się automatycznie z danych w CRM lub sklepie. System dba o ciągłość numeracji, właściwe stawki VAT i wysyła gotowy dokument PDF prosto do klienta.
Druga połowa to strona płatności. Wpływ na koncie da się dopasować do faktury po tytule przelewu i kwocie, a faktury bez wpłaty po terminie mogą same wygenerować przypomnienie. Człowiek dostaje listę spraw wymagających decyzji zamiast całej listy faktur.
Ile to kosztuje i kiedy się zwraca
Wdrożenie mieści się zwykle w przedziale 2 000 do 6 000 zł, czyli w dolnej części widełek automatyzacji na platformie, sięgających 20 000 zł. Ten proces jest tańszy niż większość, bo dane wejściowe są ustrukturyzowane, a programy do fakturowania mają zwykle dobrze opisane API.
Inwestycja zwraca się w 3-5 miesięcy. Jeśli fakturowanie zajmuje u Ciebie 6 godzin tygodniowo, nasz kalkulator wskaże roczną oszczędność w zestawieniu z kosztem wdrożenia.
Wykonawcy pracujący na tych narzędziach
Proces wdrażany najczęściej w oparciu o poniższe narzędzia. Kliknij, aby zobaczyć sprawdzonych specjalistów z ich stawkami, dostępnością i referencjami.
Najczęstsze pytania
Zwykle 2 000 do 6 000 zł jednorazowo. To dolna część widełek dla automatyzacji na platformie, które sięgają 20 000 zł przy bardziej złożonych procesach. Cena rośnie, gdy faktura musi powstawać z kilku źródeł naraz albo gdy dochodzi nietypowe rozliczanie, na przykład abonament z rozliczeniem nadwyżek.
Faktura wygenerowana automatycznie ma pełną moc prawną. Integracja łączy się z Twoim programem księgowym, zachowując zgodność z przepisami i systemem KSeF.
Nie trzeba zmieniać programu finansowo-księgowego, o ile posiada API lub funkcję importu. Oddzielenie automatyzacji od zmiany oprogramowania pozwala precyzyjnie ocenić ROI.
Zależy od liczby faktur. Przy jednej osobie poświęcającej sześć godzin tygodniowo mówimy o około 26 godzinach miesięcznie, z czego automat przejmuje realnie od 40% do 70%. Reszta zostaje przy człowieku: nietypowe pozycje, korekty i rozmowy z klientem o płatności.