Używamy plików cookie aby zapewnić działanie platformy oraz (opcjonalnie) analizować ruch. Wybierz swoje preferencje:
Wzór briefu automatyzacji do skopiowania: 9 pytań z przykładami dobrych i słabych odpowiedzi, błędy podnoszące wycenę i co zrobić, gdy brief już masz.
Dobry brief automatyzacji odpowiada na dziewięć pytań: jaki problem rozwiązujesz, jak wygląda proces dziś, jak często się powtarza, w jakich systemach działa, jakie ma wyjątki, co będzie sukcesem, jaki masz budżet, jaki termin i kto po stronie firmy decyduje. Wzór do skopiowania znajdziesz niżej, razem z przykładami odpowiedzi.
Brief to opis projektu, który dostaje każdy wykonawca, zanim poda cenę. Bez niego każdy wycenia co innego. Jeden zakłada, że automatyzacja ma obsłużyć tylko typowe zamówienia, drugi doliczy wyjątki i testy, trzeci zapyta o szczegóły i odezwie się za tydzień. Dostajesz trzy kwoty, których nie da się porównać. Skąd biorą się takie rozjazdy, opisuje wpis o tym, dlaczego wyceny automatyzacji się różnią.
Dobry brief daje trzy rzeczy. Wyceny stają się porównywalne, bo wszyscy wyceniają ten sam zakres. Wykonawca zadaje mniej pytań, więc szybciej dostajesz ofertę. Projekt startuje szybciej, bo pierwsze spotkanie nie służy już do ustalania, o co w ogóle chodzi.
Brief nie musi być długi. Jedna, dwie strony odpowiedzi na dziewięć pytań wystarczą do wyceny większości automatyzacji. Ważniejsze od długości jest to, czy odpowiedzi są konkretne.
Poniżej każde pytanie z przykładem słabej i dobrej odpowiedzi. Przykłady dotyczą jednej firmy: hurtowni, która ręcznie przepisuje zamówienia z maili do systemu magazynowego.
| Pytanie | Słaba odpowiedź | Dobra odpowiedź |
|---|---|---|
| 1. Jaki problem rozwiązujesz? | „Chcemy zautomatyzować zamówienia” | „Dwie osoby przepisują zamówienia z maili do systemu magazynowego, zamówienia czekają do następnego dnia, zdarzają się pomyłki w ilościach” |
| 2. Jak wygląda proces dziś? | „Normalnie, przychodzi mail i go wpisujemy” | „Klient wysyła mail z PDF lub tabelą, handlowiec sprawdza stany, wpisuje pozycje do systemu, odpisuje z potwierdzeniem i terminem” |
| 3. Jak często się powtarza? | „Często” | „Około 40 zamówień dziennie, w sezonie dwa razy więcej” |
| 4. W jakich systemach działa? | „W naszym programie” | „Poczta w Microsoft 365, system magazynowy Subiekt, część klientów zamawia przez sklep na Shopify” |
| 5. Jakie są wyjątki? | „Raczej nie ma” | „Klienci z umową ramową mają inne ceny, zamówienia powyżej 10 000 zł zatwierdza kierownik, część klientów przysyła zdjęcia odręcznych list” |
| 6. Co będzie sukcesem? | „Żeby działało” | „Zamówienie z maila trafia do systemu w ciągu 15 minut, handlowiec tylko zatwierdza pozycje oznaczone jako niepewne” |
| 7. Jaki masz budżet? | brak odpowiedzi | „Do 8 000 zł za wdrożenie, abonament narzędzi do 300 zł miesięcznie” |
| 8. Jaki jest termin? | „Na wczoraj” | „Chcemy działać przed sezonem, czyli od 1 marca, test na danych w lutym” |
| 9. Kto po stronie firmy decyduje? | „Zarząd” | „Odbiera kierownik sprzedaży, dane testowe przygotuje handlowiec, który dziś przepisuje zamówienia” |
Przy pytaniu czwartym wiele osób się zatrzymuje, bo nie wie, czy ich system ma API. Nie musisz tego wiedzieć. Wpisz nazwy systemów, z których korzystasz, i wersję, jeśli ją znasz. Sprawdzenie, jak się z nimi połączyć, to praca wykonawcy, a dla popularnych systemów zwykle wie to od razu.
Przy pytaniu siódmym podanie budżetu bywa krępujące, bo wydaje się, że wykonawca wyceni wtedy dokładnie tyle. W praktyce budżet pozwala mu zaproponować rozwiązanie, które się w nim mieści, zamiast wyceniać wersję maksymalną. Jeśli nie znasz rzędu wielkości, sprawdź widełki kosztu podobnego procesu w katalogu wdrożeń.
Pytania szóste i dziewiąte decydują o tym, jak skończy się projekt. Kryterium sukcesu zapisane w briefie staje się potem kryterium odbioru w umowie: jeśli zamówienie ma trafiać do systemu w ciągu 15 minut, to właśnie to sprawdzasz przy odbiorze, a nie ogólne wrażenie, że „działa”. Osoba wskazana w pytaniu dziewiątym musi mieć czas na testy w terminie z pytania ósmego. Jeśli kierownik sprzedaży wyjeżdża w lutym na urlop, a test zaplanowano na luty, lepiej przesunąć termin w briefie niż w trakcie projektu.
Pytanie piąte, o wyjątki, ma największy wpływ na wycenę. Scenariusz obsługujący typowe przypadki to kilka godzin pracy. Każdy wyjątek, o którym wykonawca dowie się dopiero w trakcie, to zmiana zakresu i rozmowa o dopłacie.
Skopiuj poniższą listę do dokumentu i uzupełnij tekst w nawiasach. Odpowiadaj pełnymi zdaniami i podawaj liczby wszędzie, gdzie je znasz.
Na koniec dołącz dwa, trzy przykładowe dokumenty albo rekordy, na których działa proces: zamówienie z maila, fakturę, wiersz z arkusza. Usuń z nich dane osobowe klientów albo zamień je na fikcyjne.
Opis rozwiązania zamiast problemu. „Potrzebujemy integracji Make z Subiektem przez webhook” zamyka drogę do prostszego rozwiązania, o którym wykonawca mógłby wiedzieć. Opisz, co ma się dziać, a dobór narzędzia zostaw wykonawcy albo przedyskutuj go z nim.
„Ma działać jak X” bez opisu, co robi X. Odwołanie do narzędzia, które widziałeś u znajomego albo w reklamie, nie mówi wykonawcy, którą część tego narzędzia potrzebujesz. Wypisz trzy, cztery funkcje, na których Ci zależy. Wykonawca, który nie wie, co wyceniać, dolicza zapas na niepewność.
Brak przykładowych danych. Bez przykładów wykonawca wycenia na podstawie założeń, a założenia przy danych z maili i skanów bywają optymistyczne. Kilka prawdziwych dokumentów (bez danych osobowych) pozwala ocenić, ile wyjątków trzeba będzie obsłużyć.
Brak osoby, która przetestuje wynik. Jeśli po stronie firmy nikt nie ma czasu na testy, wykonawca albo dolicza godziny na testowanie bez Ciebie, albo odbiór przeciąga się tygodniami. Wpisz w briefie imię osoby i ile godzin w tygodniu może poświęcić na testy.
Masz dwie drogi poza samodzielnym pisaniem briefu.
Pierwsza to rozmowa z Concierge'em. Concierge zadaje te same pytania co wzór, po jednym naraz, z podpowiedziami odpowiedzi, i sam składa z rozmowy kartę zlecenia. Rozmowa trwa najwyżej 6 wymian. Karta zawiera problem, cel, użytkowników, systemy do połączenia, ograniczenia i kryteria odbioru, a na jej podstawie Qerify dobiera zweryfikowanych wykonawców.
Druga to import gotowego briefu, jeśli masz już dokument, na przykład przygotowany do innego zapytania ofertowego. Na ekranie startowym Concierge'a kliknij „Mam gotowy brief” (z generatora na stronie /brief prowadzi tam link „Masz już gotowy brief? Wgraj go”). Możesz wkleić tekst do 60 000 znaków albo wgrać plik PDF, DOCX, TXT lub MD do 10 MB. Konto nie jest potrzebne. System czyta dokument, układa z niego kartę zlecenia i dopytuje najwyżej o 3 brakujące rzeczy. Oryginał dokumentu zostaje przy zleceniu, więc dopasowani wykonawcy widzą pełny dokument, a nie samo streszczenie. Skan PDF bez warstwy tekstu nie zadziała, wtedy wklej tekst.
Skopiuj wzór i uzupełnij go albo odpowiedz na pytania Concierge'a, a brief powstanie z rozmowy. Jeśli dokument już masz, wgraj go przez „Mam gotowy brief”.