Automatyzacja ewidencji czasu pracy i grafiku zespołu
Grafik ustala się w jednym arkuszu, zmiany zgłasza się mailem albo na czacie, a godziny do rozliczenia zbiera się na koniec miesiąca z kilku różnych źródeł naraz. Każdy z tych elementów osobno jest prosty, razem zajmują więcej czasu, niż widać na pierwszy rzut oka.
Ile ten proces kosztuje Cię rocznie
Suwaki startują od wartości typowych dla tego procesu. Podmień je na swoje — wynik przelicza się od razu, bez zakładania konta i bez podawania adresu e-mail.
Ten proces kosztuje Cię
Realnie odzyskasz od 0 zł do 0 zł rocznie
Liczymy tak: wynagrodzenie razy mnożnik kosztu pracodawcy 1,2 dzielone przez 173 godziny miesięcznie daje stawkę godzinową. Ta stawka razy godziny w roku daje koszt procesu. Z odzysku bierzemy pasmo od 40% do 70%, bo część czasu odzyskanego na papierze wraca jako nadzór nad automatem i obsługa wyjątków. To celowo ostrożny widełkowy szacunek, nie obietnica.
Skąd biorą się te godziny
Prowadzenie grafiku i ewidencji w arkuszu wymaga ręcznego wpisywania zmian, pilnowania, żeby nikt nie miał dwóch zmian naraz, i zbierania godzin na koniec miesiąca z tego, co faktycznie się wydarzyło, a nie z tego, co było zaplanowane. Przy kilkunastu osobach w zespole to kilka godzin miesięcznie samego porządkowania danych.
Błąd w tym procesie jest kosztowny wprost: źle policzone godziny to złe wynagrodzenie, a to prowadzi do rozmów wyjaśniających, które zajmują więcej czasu niż samo policzenie od razu poprawnie.
Co robi automatyzacja
Grafik, zgłoszenia zmian i rejestrowany czas pracy trafiają do jednego miejsca, z którego liczy się miesięczne zestawienie automatycznie. Zmiana w grafiku widoczna jest dla całego zespołu od razu, bez osobnego informowania każdej zainteresowanej osoby.
Nadgodziny i niedoczas są widoczne na bieżąco, a nie dopiero przy rozliczeniu miesiąca, więc da się zareagować, zanim problem urośnie. Zestawienie do listy płac powstaje z tych samych danych, bez przepisywania ich osobno.
Ile to kosztuje i kiedy się zwraca
Wdrożenie mieści się zwykle w 2 000 do 6 000 zł. Cena zależy od liczby osób w zespole i od tego, czy zestawienie ma trafiać bezpośrednio do systemu kadrowo-płacowego, czy tylko do gotowego pliku.
Zwrot następuje w trzecim do szóstego miesiąca. Policz w kalkulatorze, ile osób i ile godzin tygodniowo dziś poświęca się na prowadzenie grafiku i rozliczanie czasu pracy.
Wykonawcy pracujący na tych narzędziach
Ten proces buduje się najczęściej na poniższych narzędziach. Każdy odnośnik otwiera katalog zawężony do wykonawców, którzy je zadeklarowali — stawki, dostępność i oceny z rozliczonych kontraktów.
Najczęstsze pytania
Zwykle 2 000 do 6 000 zł jednorazowo, w widełkach automatyzacji na platformie wynoszących 2 000 do 20 000 zł. Cena rośnie z liczbą osób w zespole i integracją z systemem kadrowo-płacowym.
Nie, uzupełnia go. Ewidencja i grafik zbierają dane w jednym miejscu, a samo naliczenie wynagrodzenia i podatków zostaje po stronie systemu kadrowo-płacowego, do którego dane trafiają gotowe.
Zależy od wybranego narzędzia, ale zwykle wystarczy przeglądarka albo aplikacja, z której zespół już korzysta na co dzień. Dodatkowa instalacja bywa potrzebna tylko przy rejestrowaniu czasu z dokładnością co do minuty w pracy zmianowej.
Na bieżąco, zwykle tego samego dnia, w którym powstały, a nie dopiero przy rozliczeniu miesiąca. To jest właśnie różnica względem arkusza, w którym nadgodziny widać dopiero przy sumowaniu na koniec okresu.