Automatyzacja ewidencji czasu pracy i grafiku zespołu
Grafik ustala się w jednym arkuszu, zmiany zgłasza się mailem albo na czacie, a godziny do rozliczenia zbiera się na koniec miesiąca z kilku różnych źródeł naraz. Każdy z tych elementów osobno jest prosty, razem zajmują więcej czasu, niż widać na pierwszy rzut oka.
Ile ten proces kosztuje Cię rocznie
Wprowadź własne liczby: kalkulator natychmiast przeliczy oszczędności, bez rejestracji i bez podawania adresu e-mail.
Ten proces kosztuje Cię
Realnie odzyskasz od 0 zł do 0 zł rocznie
Liczymy tak: wynagrodzenie razy mnożnik kosztu pracodawcy 1,2 dzielone przez 173 godziny miesięcznie daje stawkę godzinową. Ta stawka razy godziny w roku daje koszt procesu. Z odzysku bierzemy pasmo od 40% do 70%, bo część czasu odzyskanego na papierze wraca jako nadzór nad automatem i obsługa wyjątków. To celowo ostrożny widełkowy szacunek, nie obietnica.
Skąd biorą się te godziny
Prowadzenie grafiku i ewidencji w arkuszu wymaga ręcznego wpisywania zmian, pilnowania, żeby nikt nie miał dwóch zmian naraz, i zbierania godzin na koniec miesiąca z tego, co faktycznie się wydarzyło, a nie z tego, co było zaplanowane. Przy kilkunastu osobach w zespole to kilka godzin miesięcznie samego porządkowania danych.
Błąd w tym procesie jest kosztowny wprost: źle policzone godziny to złe wynagrodzenie, a to prowadzi do rozmów wyjaśniających, które zajmują więcej czasu niż samo policzenie od razu poprawnie.
Co robi automatyzacja
Grafik, zgłoszenia zmian i rejestrowany czas pracy trafiają do jednego miejsca, z którego liczy się miesięczne zestawienie automatycznie. Zmiana w grafiku widoczna jest dla całego zespołu od razu, bez osobnego informowania każdej zainteresowanej osoby.
Nadgodziny i niedoczas są widoczne na bieżąco, a nie dopiero przy rozliczeniu miesiąca, więc da się zareagować, zanim problem urośnie. Zestawienie do listy płac powstaje z tych samych danych, bez przepisywania ich osobno.
Ile to kosztuje i kiedy się zwraca
Wdrożenie mieści się zwykle w 2 000 do 6 000 zł. Cena zależy od liczby osób w zespole i od tego, czy zestawienie ma trafiać bezpośrednio do systemu kadrowo-płacowego, czy tylko do gotowego pliku.
Zwrot następuje w trzecim do szóstego miesiąca. Policz w kalkulatorze, ile osób i ile godzin tygodniowo dziś poświęca się na prowadzenie grafiku i rozliczanie czasu pracy.
Wykonawcy pracujący na tych narzędziach
Proces wdrażany najczęściej w oparciu o poniższe narzędzia. Kliknij, aby zobaczyć sprawdzonych specjalistów z ich stawkami, dostępnością i referencjami.
Najczęstsze pytania
Zwykle 2 000 do 6 000 zł jednorazowo, w widełkach automatyzacji na platformie wynoszących 2 000 do 20 000 zł. Cena rośnie z liczbą osób w zespole i integracją z systemem kadrowo-płacowym.
Nie, uzupełnia go. Ewidencja i grafik zbierają dane w jednym miejscu, a samo naliczenie wynagrodzenia i podatków zostaje po stronie systemu kadrowo-płacowego, do którego dane trafiają gotowe.
Zależy od wybranego narzędzia, ale zwykle wystarczy przeglądarka albo aplikacja, z której zespół już korzysta na co dzień. Dodatkowa instalacja bywa potrzebna tylko przy rejestrowaniu czasu z dokładnością co do minuty w pracy zmianowej.
Na bieżąco, zwykle tego samego dnia, w którym powstały, a nie dopiero przy rozliczeniu miesiąca. To jest właśnie różnica względem arkusza, w którym nadgodziny widać dopiero przy sumowaniu na koniec okresu.