Trzy wyceny tej samej automatyzacji: skąd różnica?

Wyceny tej samej automatyzacji różnią się nawet kilkukrotnie, bo wykonawcy wyceniają inny zakres. Jeden liczy samą główną ścieżkę, drugi dokłada obsługę błędów, testy na Twoich danych, dokumentację, szkolenie zespołu i opiekę po wdrożeniu. Oferty porównujesz więc najpierw po zakresie, a dopiero potem po cenie. Typowe widełki kosztów znajdziesz na stronie ile kosztuje automatyzacja.

Co zawiera tania, a co droga wycena?

Weźmy proces, który w katalogu Qerify ma widełki 1 500-5 000 zł: leady z formularzy i reklam do CRM. Zgłoszenia ze strony i z kampanii trafiają same do systemu sprzedaży, zamiast być przepisywane ręcznie. Według katalogu ta praca zajmuje dziś firmie 3-6 godzin tygodniowo.

Trzy oferty poniżej to przykład zbudowany na tych widełkach, a nie realne oferty złożone na platformie. Pokazują, jak ta sama nazwa projektu może kryć trzy różne zakresy prac.

Oferta A nie musi być nieuczciwa. Jeśli masz jeden formularz, kilka zgłoszeń dziennie i osobę, która raz w tygodniu zajrzy do historii scenariusza, może wystarczyć. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy porównujesz A z C tak, jakby dotyczyły tej samej pracy.

Przeliczenie na godziny pokazuje skalę różnicy. Przy przykładowej stawce 150 zł za godzinę oferta A to 10 godzin pracy, a oferta C około 33 godzin. Te dodatkowe 23 godziny to zwykle obsługa wyjątków, testy i przekazanie, czyli pozycje, których nie widać na pierwszym pokazie działającego scenariusza.

Które pozycje najbardziej zmieniają cenę?

W benchmarkach Qerify automatyzacja na Make, n8n albo Zapier to 10-80 godzin pracy i 2 000-20 000 zł, a stawki specjalistów no-code w Polsce mieszczą się w przedziale 80-300 zł za godzinę. Rozpiętość kosztu projektu bierze się głównie z zakresu, a dopiero w drugiej kolejności ze stawki. Te sześć pozycji przesuwa wycenę najbardziej:

• Liczba systemów i jakość ich API. Każdy kolejny system to osobne połączenie, osobne uprawnienia i osobny zestaw błędów. Gotowy moduł w Make czy n8n skraca pracę do godzin. System bez publicznego API albo z dokumentacją sprzed kilku lat potrafi ją wydłużyć kilkukrotnie. Listę popularnych polskich systemów z opisem integracji znajdziesz w dziale integracje.
• Obsługa błędów i powiadomienia. Scenariusz działający na idealnych danych powstaje szybko. Pytanie brzmi: co się stanie, gdy CRM nie odpowie, a pole e-mail przyjdzie puste? Wykonawca, który to przewiduje, liczy dodatkowe godziny, ale oszczędza Ci tygodnia, w którym leady znikają i nikt tego nie zauważa.
• Testy na prawdziwych danych. Trzy przykładowe rekordy nie pokażą polskich znaków w nazwiskach, numerów telefonu zapisanych na pięć sposobów ani duplikatów z dwóch kampanii. Eksport Twoich danych z ostatniego miesiąca pokaże.
• Dokumentacja i przekazanie. Opis, co scenariusz robi, na jakim koncie działa i jak go zatrzymać. Bez niego każda zmiana wymaga powrotu do tego samego wykonawcy.
• Szkolenie zespołu. Godzina z osobą, która będzie czytać powiadomienia i sprawdzać, czy dane dochodzą.
• Opieka po wdrożeniu. Okno na poprawki i ewentualna stała opieka. Formularze się zmieniają, systemy aktualizują API, a scenariusz musi za tym nadążać.

Kto płaci za narzędzia po wdrożeniu?

Wycena wykonawcy obejmuje zwykle jego pracę. Abonament narzędzia, na którym działa scenariusz, to osobny, comiesięczny koszt po stronie firmy. Make liczy zużycie w kredytach, Zapier w zadaniach, n8n w przebiegach w chmurze albo w kosztach serwera, jeśli stawiasz go u siebie. Jeśli scenariusz korzysta z modelu językowego, dochodzi jeszcze opłata za jego API.

Zapytaj każdego wykonawcę o dwie rzeczy. Po pierwsze, na czyim koncie będzie działać scenariusz. Najbezpieczniej na koncie firmy, bo to Twoje dane i Twój proces, a wykonawca dostaje dostęp na czas prac. Po drugie, ile przebiegów i kroków przewiduje miesięcznie. Scenariusz zbudowany z 12 kroków tam, gdzie wystarczy 5, kosztuje Cię więcej co miesiąc, nawet jeśli wdrożenie było tanie. Różnice w modelach rozliczeń opisuje porównanie n8n, Make i Zapier.

Jak porównać oferty jeden do jednego?

Przepisz oferty do jednej tabeli. Tam, gdzie wykonawca nie odpowiedział, wpisz „brak danych”, a nie „tak”. Puste pole w ofercie najczęściej oznacza, że danej pozycji nie ma w cenie.

Gdy w tabeli brakuje danych, zadaj każdemu wykonawcy te same pytania:

1. Jakie systemy połączysz i czy każdy z nich ma API, z którego korzystałeś już w innym projekcie?
2. Co się stanie, gdy jeden z systemów przestanie odpowiadać na godzinę?
3. Kto dostanie powiadomienie o błędzie i co w nim będzie?
4. Na jakich danych przetestujesz scenariusz przed odbiorem?
5. Co dostanę na piśmie po zakończeniu prac?
6. Ile dni po odbiorze poprawiasz błędy bez dodatkowej opłaty?
7. Na czyim koncie będzie działać scenariusz i ile, Twoim zdaniem, wyniesie miesięczny abonament narzędzia?
8. Jak dzielisz projekt na etapy i co odbieram na końcu każdego z nich?

Odpowiedzi na pytania 2, 3 i 6 najczęściej tłumaczą różnicę między najtańszą a najdroższą ofertą.

Gdy jedna oferta wyraźnie odstaje od reszty, nie odrzucaj jej od razu. Bardzo tania oferta może oznaczać wykonawcę, który ma gotowy, sprawdzony scenariusz dla Twojego CRM i składa go w kilka godzin. Bardzo droga może oznaczać, że ktoś zauważył problem, którego pozostali nie dostrzegli, na przykład brak API w jednym z systemów. Poproś obie strony o rozpisanie godzin na pozycje z tabeli. Jeśli rozpisania nie dostaniesz, to też jest informacja.

Czy dobry brief zmniejsza rozrzut wycen?

Tak, bo rozrzut bierze się w dużej części z tego, że każdy wykonawca sam domyśla się zakresu. Gdy dostaje opis z listą systemów, wolumenem danych, oczekiwaną reakcją na błąd i informacją, kto przejmie scenariusz po wdrożeniu, wycenia to samo co pozostali. Różnice w cenie, które zostaną, dotyczą wtedy stawki i doświadczenia, a nie tego, co kto uznał za oczywiste. Jak przygotować taki opis, pokazuje wzór briefu projektu automatyzacji. Szkic możesz też wygenerować w generatorze briefu.

Na Qerify brief powstaje z rozmowy z AI Concierge. Opisujesz proces własnymi słowami, a system zamienia go w brief i dobiera do niego dopasowanych wykonawców. Każdy z nich wycenia ten sam zakres, więc oferty da się porównać wprost w tabeli powyżej. To nie oznacza niższej ceny, tylko oferty, które da się zestawić jeden do jednego. Masz proces do wyceny? Opisz go Concierge'owi.

Skąd te liczby?

• Widełki kosztu procesu „Leady z formularzy i reklam do CRM” (1 500-5 000 zł) i czas pracy ręcznej (3-6 godzin tygodniowo): katalog procesów Qerify, przegląd z 19 września 2026.
• Godziny i koszt typowej automatyzacji (10-80 h, 2 000-20 000 zł) oraz stawki specjalistów no-code w Polsce (80-300 zł za godzinę): benchmarki cenowe Qerify, stan na 4 sierpnia 2026. To szacunek zespołu Qerify, nie statystyka z rozliczonych kontraktów.
• Oferty A, B i C oraz stawka 150 zł za godzinę: przykład ilustracyjny zbudowany na tych widełkach, nie oferty złożone na platformie.