Trwa faza przed otwarciem. Zostało 49 z 50 miejsc dla Partnerów-założycieli. Zajmij miejsce
Używamy plików cookie, aby zapewnić działanie platformy oraz (opcjonalnie) analizować ruch. Wybierz swoje preferencje:
Ewidencja czasu pracy w Airtable: formularz dla pracownika, grafik dla kierownika, zestawienie dla kadr, walidacja odpoczynku. Koszt 2 000-6 000 zł.
Ewidencja czasu pracy w Airtable to baza wpisów, do której pracownicy dodają godziny przez formularz, kierownik widzi je jako grafik, a na koniec miesiąca automatyzacja składa zestawienie dla kadr. Według katalogu procesów Qerify ręczne prowadzenie ewidencji to typowo 3-7 godzin tygodniowo, wdrożenie 2 000-6 000 zł, zwrot po 3-6 miesiącach. To widełki, nie gwarancja.
Przykład: firma sprzątająca biura, 30 osób na umowach o pracę, sześć obiektów w jednym mieście, większość pracy wieczorem. Każdy z trzech brygadzistów prowadzi własny arkusz, z innym układem kolumn. Zastępstwa ustala się przez telefon i nikt ich nie dopisuje od razu. Ostatniego dnia miesiąca kierowniczka zbiera trzy pliki, uzgadnia, kto naprawdę był w środę na Mokotowie, i przepisuje sumy do tabeli dla biura kadrowego.
Katalog podaje dla ewidencji 3-7 godzin tygodniowo. W tej firmie najwięcej kosztują poprawki po fakcie: zastępstwo dopisane w dwóch arkuszach naraz albo w żadnym, a potem korekta listy płac. Więcej o tym, kiedy arkusz przestaje wystarczać, piszemy we wpisie o Excelu w firmie.
Zanim zaprojektujesz bazę, sprawdź, co ma się w niej znaleźć. Kodeks pracy (art. 149) nakłada na każdego pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy w celu ustalenia wynagrodzenia i udostępnienia jej pracownikowi na jego żądanie. Według rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej ewidencja obejmuje między innymi pracę w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych, dni wolne, urlopy, zwolnienia i nieobecności (stan na październik 2026).
Ewidencję prowadzi się osobno dla każdego pracownika i można ją prowadzić elektronicznie, pod warunkiem że da się ją wydrukować. To informacja, a nie porada prawna. Ostateczny zestaw pól uzgodnij z osobą prowadzącą kadry.
Dla firmy sprzątającej przekłada się to na taką strukturę bazy:
| Tabela w Airtable | Co zawiera | Kto ją wypełnia |
|---|---|---|
| Pracownicy | Imię, nazwisko, wymiar etatu, brygadzista | Kadry |
| Obiekty | Adres, godziny dostępu, przypisana brygada | Kierowniczka |
| Wpisy czasu | Data, obiekt, godzina startu i końca, typ (praca, zastępstwo) | Pracownik przez formularz |
| Nieobecności | Urlop, zwolnienie, inna nieobecność, daty | Kadry albo brygadzista |
Airtable wygląda jak arkusz, więc kierowniczka i brygadziści nie uczą się nowego programu od zera. Pod spodem jest jednak baza z powiązanymi tabelami, typami pól, formularzami i widokami, w których każdy widzi to, czego potrzebuje. Automatyzacje wbudowane w Airtable wystarczą do przypomnień. Zestawienie dla kadr i wysyłkę pliku robi zwykle Make. Katalog Qerify wymienia przy tym procesie trzy narzędzia: Airtable, Make i n8n. Wykonawców znajdziesz na stronie ekspertów Airtable.
Airtable nie jest dobrym wyborem, gdy firma potrzebuje rejestracji wejść czytnikiem kart przy bramce albo ma kilkaset osób w kilku systemach czasu pracy. Wtedy rozsądniej kupić gotowy system rejestracji czasu pracy i ewentualnie dobudować do niego tylko eksport. Przy 30 osobach i sześciu obiektach baza w Airtable mieści się w zakresie, który jedna osoba zrozumie i poprawi bez wykonawcy.
Według katalogu procesów Qerify:
Dolna granica to jeden typ zmiany, formularz i zestawienie miesięczne. Górna to kilka systemów czasu pracy, praca nocna, zastępstwa, zatwierdzanie przez brygadzistów i eksport w formacie konkretnego programu kadrowego. Osobno policz abonament: w Airtable koszt zależy od planu i liczby kont, a w Make od liczby operacji. Jak to porównać, opisuje wpis o miesięcznych kosztach narzędzi.
Udostępnienie całej bazy 30 osobom oznacza, że każdy widzi godziny i nieobecności kolegów, w tym zwolnienia lekarskie. Pracownik powinien mieć formularz do wpisu i widok wyłącznie swoich wpisów. Ustal z wykonawcą na początku, jak to zrobić przy wybranym planie Airtable i czy każda osoba potrzebuje wtedy własnego konta, bo od tego zależy miesięczny koszt.
Ewidencja służy do naliczenia wynagrodzenia, więc wpis zmieniony po wypłacie to problem. Po zatwierdzeniu tygodnia rekordy powinny być zablokowane dla pracownika, a każda późniejsza korekta zapisana z datą i nazwiskiem osoby, która jej dokonała.
Biuro kadrowe nie przepisze ręcznie 30 kart, jeśli program kadrowy przyjmuje import. Zanim wykonawca zbuduje zestawienie, poproś biuro o wzór pliku importu, na przykład z Comarch Optima, jeśli z niej korzysta. Plik w złym formacie oznacza, że ktoś i tak będzie przepisywać dane.
Skoro ewidencja ma dać się wydrukować, przygotuj od razu widok albo raport miesięczny dla jednej osoby, gotowy do wydruku lub zapisu do PDF.
Wykonawca wyceni projekt szybciej, jeśli dostanie:
Na stronie procesu ewidencja czasu pracy policzysz w kalkulatorze, ile kosztuje Cię dziś ręczne zbieranie godzin, a jeśli wolisz od razu dostać wycenę, opisz swój proces Concierge'owi. Procesy kadrowe, takie jak rekrutacja i onboarding, znajdziesz w katalogu automatyzacji.