Trwa faza przed otwarciem. Zostało 48 z 50 miejsc dla Partnerów-założycieli. Zajmij miejsce
Używamy plików cookie, aby zapewnić działanie platformy oraz (opcjonalnie) analizować ruch. Wybierz swoje preferencje:
Jak w Make generować umowy z szablonu, wysyłać do podpisu i archiwizować: kroki, forma podpisu, wersje szablonów, koszt 2 500-7 000 zł.
Dane klienta z CRM albo formularza trafiają do szablonu, automatyzacja tworzy umowę w PDF, wysyła ją do podpisu i zapisuje podpisaną wersję w archiwum. Według katalogu procesów Qerify ręczne przygotowywanie dokumentów to typowo 3-8 godzin tygodniowo, wdrożenie kosztuje 2 500-7 000 zł, a zwrot przychodzi po 3-6 miesiącach. To widełki, nie gwarancja.
Przykład ilustracyjny: agencja marketingowa, która zawiera kilkanaście umów miesięcznie, głównie o świadczenie usług, do tego NDA i aneksy. Handlowiec kopiuje ostatnią umowę podobnego klienta, zmienia nazwę, NIP, adres, kwotę i termin, a potem szuka w tekście miejsc, które mógł przeoczyć. Raz w miesiącu jakaś umowa wychodzi z nazwą poprzedniego klienta w paragrafie piątym.
Katalog szacuje tę pracę na 3-8 godzin tygodniowo. To czas na przepisywanie, sprawdzanie, wysyłkę do podpisu, pilnowanie, kto już podpisał, i szukanie plików w folderach. Dolna granica dotyczy firmy z jednym wzorem umowy, górna takiej, która ma kilka rodzajów dokumentów i kilka osób je przygotowujących.
Scenariusz w Make składa się z siedmiu części:
Proces łączy CRM, edytor dokumentów, narzędzie do podpisu i miejsce przechowywania plików. Make ma gotowe moduły do pracy z dokumentami w chmurze i do popularnych narzędzi podpisu, a podstawianie pól do szablonu to jedna z podstawowych operacji. Katalog podaje dla tego procesu Make, n8n i Airtable. n8n wybierzesz, gdy dokumenty zawierają dane, które nie powinny opuszczać Twojego serwera, a Airtable pełni rolę rejestru umów ze statusami. Eksperci od Make mają osobną stronę: eksperci Make.
Liczby z katalogu procesów Qerify dla generowania umów i dokumentów:
Jeden wzór dokumentu i jedno źródło danych to dolna część przedziału. Kilka wzorów, klauzule zależne od danych (np. dodatkowy paragraf przy kwocie powyżej ustalonego progu) i integracja z narzędziem do podpisu to część górna. Samo przygotowanie szablonu z polami robi firma, najlepiej z prawnikiem, bo wykonawca automatyzacji nie przygotowuje treści umów.
Treść umów i dobór formy zawsze konsultuj z prawnikiem. Poniższe uwagi mają charakter informacji, a nie porady prawnej.
Nie każda umowa wymaga tej samej formy, a od niej zależy, jaki podpis wystarczy:
| Forma | Co jest potrzebne | Przykład użycia |
|---|---|---|
| Pisemna | Własnoręczny podpis na dokumencie | Umowy, dla których tak stanowią przepisy lub strony |
| Elektroniczna | Kwalifikowany podpis elektroniczny, który zastępuje formę pisemną | Te same umowy, gdy podpisujecie zdalnie |
| Dokumentowa | Dokument pozwalający ustalić, kto go złożył, bez wymogu podpisu | Gdy przepisy ani strony nie wymagają podpisu, np. potwierdzenie mailem |
Według opisu portalu Poradnik Przedsiębiorcy proste podpisy elektroniczne, w tym podpis zaufany, nie spełniają wymogu formy pisemnej ani elektronicznej, natomiast forma dokumentowa jest najmniej sformalizowana. Zasadniczo strony umów handlowych mogą wybrać formę dowolnie, ale przed wyborem narzędzia do podpisu sprawdź z prawnikiem, których z Twoich dokumentów dotyczy wymóg szczególny.
Gdy prawnik poprawi klauzulę, ktoś musi podmienić szablon, a scenariusz ma korzystać wyłącznie z aktualnego. Trzymaj jeden szablon źródłowy w jednym folderze, zapisuj w stopce numer wersji i zapisuj go także w rejestrze umów. Po roku odpowiesz wtedy, na którym wzorze podpisano daną umowę.
Klient prosi o zmianę terminu płatności w paragrafie trzecim. Jeśli zmiana odbywa się w pliku, a baza dalej trzyma stare dane, to w archiwum znajdzie się umowa niezgodna z rejestrem. Dobry wariant: scenariusz generuje wersję roboczą w edytowalnym dokumencie, zmiany nanosi człowiek, a do podpisu idzie plik, który ktoś oznaczył jako ostateczny, razem z aktualizacją najważniejszych pól w rejestrze.
Szablon z polem „miasto” napisze „zawarta w Kraków”. Jeśli umowa ma odmieniać nazwy, pola trzeba przygotować w odpowiedniej formie albo zrezygnować z odmiany w tekście. Kwota słownie, daty i formatowanie liczb to drobiazgi, które psują wrażenie, gdy nie zostaną uwzględnione na starcie.
Scenariusz wiernie przepisze błędny NIP albo adres z CRM. Kontrola danych w kroku trzecim wyłapie część usterek, ale nie wszystkie. Poproś więc o wiersz podsumowania przed generowaniem, z najważniejszymi danymi do zatwierdzenia przez handlowca.
Umowy zawierają dane osobowe i dane handlowe. Przypisz uprawnienia do folderu osobom, które z nich korzystają, i nie umieszczaj w nazwach plików więcej danych niż numer umowy i nazwa firmy.
Poproś o wycenę dopiero, gdy będziesz mieć:
Kto jest właścicielem scenariusza i szablonów po zakończeniu prac, opisuje wpis o własności automatyzacji. Dokumenty, które krążą między wieloma osobami do akceptacji, to osobny proces, który omawia wpis o obiegu dokumentów w n8n. Na stronie procesu generowanie umów i dokumentów policzysz w kalkulatorze, ile kosztuje Cię dziś przygotowywanie dokumentów. Jeśli wolisz zacząć od briefu, opisz problem Concierge'owi. Więcej procesów znajdziesz w katalogu automatyzacji.