Automatyzacja generowania umów i dokumentów
Umowa dla nowego klienta powstaje dziś przez skopiowanie poprzedniej, ręczne podmienienie danych i sprawdzenie, czy przy okazji nie zostało coś z poprzedniej wersji. Przy kilkunastu umowach miesięcznie to praca, w której łatwo o pomyłkę widoczną dopiero, gdy klient ją przeczyta.
Ile ten proces kosztuje Cię rocznie
Suwaki startują od wartości typowych dla tego procesu. Podmień je na swoje — wynik przelicza się od razu, bez zakładania konta i bez podawania adresu e-mail.
Ten proces kosztuje Cię
Realnie odzyskasz od 0 zł do 0 zł rocznie
Liczymy tak: wynagrodzenie razy mnożnik kosztu pracodawcy 1,2 dzielone przez 173 godziny miesięcznie daje stawkę godzinową. Ta stawka razy godziny w roku daje koszt procesu. Z odzysku bierzemy pasmo od 40% do 70%, bo część czasu odzyskanego na papierze wraca jako nadzór nad automatem i obsługa wyjątków. To celowo ostrożny widełkowy szacunek, nie obietnica.
Skąd biorą się te godziny
Przygotowanie dokumentu z kopii poprzedniego wymaga uważnego przejrzenia każdej strony, żeby nie zostały w nim dane innego klienta. Przy umowach z kilkoma wariantami zapisów, na przykład różnym zakresem usługi, trzeba dodatkowo pamiętać, który wariant pasuje do tej sprzedaży.
Pomyłka w tym procesie jest widoczna dla klienta, co szkodzi wrażeniu profesjonalizmu bardziej niż większość innych błędów wewnętrznych. Do tego dochodzi czas na wysyłkę i pilnowanie, czy dokument wrócił podpisany, co łatwo umyka przy większej liczbie umów w toku naraz.
Co robi automatyzacja
Dokument powstaje z aktualnego szablonu i danych klienta pobranych z systemu, w którym już są — z CRM, formularza albo karty zlecenia. Właściwy wariant zapisów dobiera się automatycznie na podstawie parametrów sprzedaży, więc nie trzeba pamiętać, który szablon pasuje do danej sytuacji.
Gotowy dokument trafia od razu do podpisu elektronicznego, bez osobnego kroku eksportu i wysyłki. Status podpisania jest widoczny bez pytania klienta, a podpisany egzemplarz ląduje automatycznie w archiwum przypisanym do tego kontraktu.
Ile to kosztuje i kiedy się zwraca
Wdrożenie mieści się zwykle w 2 500 do 7 000 zł. Cena zależy od liczby wariantów dokumentu i od tego, czy potrzebna jest integracja z konkretnym dostawcą podpisu elektronicznego, czy wystarczy gotowy dokument do samodzielnej wysyłki.
Zwrot następuje w trzecim do szóstego miesiąca. Policz w kalkulatorze powyżej, ile godzin tygodniowo dziś zajmuje przygotowywanie i wysyłanie umów oraz ofert.
Wykonawcy pracujący na tych narzędziach
Ten proces buduje się najczęściej na poniższych narzędziach. Każdy odnośnik otwiera katalog zawężony do wykonawców, którzy je zadeklarowali — stawki, dostępność i oceny z rozliczonych kontraktów.
Najczęstsze pytania
Zwykle 2 500 do 7 000 zł jednorazowo, w widełkach automatyzacji na platformie wynoszących 2 000 do 20 000 zł. Więcej wariantów dokumentu i integracja z konkretnym dostawcą podpisu elektronicznego przesuwają wycenę w górę.
Tak, treść dokumentu jest identyczna z tą, którą przygotowałby człowiek z tego samego szablonu — automatyzacja zmienia sposób jego powstania, nie treść prawną ani sposób podpisania.
Tak, jeśli dostawca podpisu ma API do wysyłki dokumentów, co dotyczy większości popularnych rozwiązań na rynku. Warto potwierdzić to wprost przy wycenie dla konkretnego dostawcy.
Zmiana szablonu jest edycją jednego dokumentu źródłowego, widoczną od razu we wszystkich kolejnych generowanych umowach. Nie wymaga to przebudowy automatyzacji ani udziału wykonawcy przy każdej drobnej poprawce.