Używamy plików cookie aby zapewnić działanie platformy oraz (opcjonalnie) analizować ruch. Wybierz swoje preferencje:
Jak w n8n zbudować tygodniowy raport sprzedaży ze sklepu, CRM i księgowości: kroki, definicje wskaźników, pułapki i koszt 2 500-8 000 zł.
W poniedziałek rano scenariusz pobiera dane ze sklepu, CRM i programu księgowego, liczy wskaźniki za poprzedni tydzień i wysyła zarządowi raport z krótkim komentarzem. Według katalogu procesów Qerify ręczne składanie takiego raportu to typowo 4-10 godzin tygodniowo, wdrożenie kosztuje 2 500-8 000 zł, a zwrot przychodzi po 3-6 miesiącach. To widełki, nie gwarancja.
Przykład ilustracyjny: firma sprzedająca ekspresy do kawy i serwis do nich, w sklepie internetowym i do biur. Zamówienia leżą w sklepie, oferty dla firm w CRM, faktury w programie księgowym. W poniedziałek dyrektor sprzedaży chce wiedzieć, jak poszedł tydzień, więc ktoś z biura eksportuje trzy pliki, wkleja je do arkusza i poprawia formuły, które w zeszłym tygodniu coś zepsuło.
To 4-10 godzin tygodniowo według katalogu, zależnie od liczby źródeł i tego, czy arkusz ma już działające formuły. Gorsze od samego czasu bywa to, że raport przychodzi we wtorek po południu, a dwie osoby w firmie mają dwie różne liczby „sprzedaży z zeszłego tygodnia”, bo każda wzięła je z innego eksportu.
Scenariusz w n8n da się zbudować w siedmiu krokach:
Kolumny tabeli tygodniowej, które trzeba ustalić z zarządem, zanim ktokolwiek napisze pierwszy węzeł:
| Wskaźnik | Skąd dane | Co trzeba rozstrzygnąć |
|---|---|---|
| Przychód ze sklepu | Sklep | Netto czy brutto, data zamówienia czy data płatności |
| Liczba zamówień | Sklep | Czy liczą się anulowane i nieopłacone |
| Wartość wygranych ofert | CRM | Data wygrania czy data podpisania umowy |
| Przychód zafakturowany | Księgowość | Czy faktury korygujące pomniejszają tydzień wystawienia |
| Należności po terminie | Księgowość | Stan na niedzielę czy na poniedziałek rano |
Raport składa się z wielu źródeł, a każde ma inne API. n8n pozwala pobrać je równolegle, połączyć wyniki w jednym miejscu i dodać krok z modelem, bez przepisywania całości, gdy dojdzie czwarte źródło. Przepływ widać na jednym ekranie, więc osoba, która przejmie scenariusz po wykonawcy, od razu widzi, skąd bierze się każda liczba.
Katalog wymienia przy tym procesie Make, n8n, Airtable i Retool. Make wystarczy, gdy raport opiera się na dwóch prostych źródłach z gotowymi modułami. Airtable pełni rolę magazynu historii. Retool przydaje się, gdy zarząd oprócz maila chce panelu z filtrami. Wykonawców pracujących w n8n znajdziesz na stronie ekspertów n8n.
Liczby z katalogu procesów Qerify dla raportów sprzedażowych:
O położeniu w widełkach decyduje liczba źródeł i stan danych. Dwa źródła z uporządkowanymi kategoriami to dolna część przedziału. Cztery źródła, w tym program księgowy bez gotowego połączenia i dane wymagające czyszczenia, to część górna. Ekran z historią w Retool dolicza się osobno do prostego maila.
Katalog liczy zwrot wyłącznie z odzyskanych godzin. Szybsze decyzje zarządu, który ma raport w poniedziałek rano zamiast we wtorek, do rachunku nie wchodzą.
Najwięcej czasu przy takim projekcie zabiera nie kod, tylko ustalenie, co znaczy każda liczba. Jeśli sprzedaż w sklepie liczysz po dacie zamówienia, a w księgowości po dacie wystawienia faktury, to ta sama transakcja może wpaść do dwóch różnych tygodni. Spisz definicje na jednej stronie, zanim zaczną się prace, i zapisz je w stopce raportu.
Gdy API sklepu odpowie błędem o 7:00, naiwny scenariusz wstawi zero i dyrektor zobaczy „sprzedaż spadła do zera”. Poproś, żeby brak danych ze źródła był widoczny jako brak: w tabeli „brak danych ze sklepu”, a w mailu ostrzeżenie na górze. Dobrze, jeśli scenariusz sam ponawia pobranie po kilkunastu minutach.
CRM zna klienta po NIP-ie, sklep po adresie e-mail, księgowość po nazwie firmy. Raport „sprzedaż per klient” wymaga wspólnego klucza. Jeśli go nie ma, wskaźniki per klient lepiej zostawić na później niż pokazywać błędne zestawienia.
Model napisze „spadek wynika z urlopów”, jeśli tylko dasz mu pole na komentarz bez ograniczeń. Instrukcja powinna zakazywać wyjaśniania przyczyn, a komentarz ma opisywać wyłącznie to, co widać w liczbach: który wskaźnik wzrósł, który spadł i o ile. Ktoś z zarządu powinien przez pierwsze tygodnie czytać komentarz przed rozesłaniem albo przynajmniej wyrywkowo.
Jeśli po pół roku ktoś zmieni sposób liczenia zwrotów, tygodnie sprzed zmiany przestaną być porównywalne z późniejszymi. Zapisuj w tabeli numer wersji definicji i datę jej wprowadzenia.
Przed rozmową z wykonawcą przygotuj:
Na stronie procesu raporty sprzedażowe policzysz w kalkulatorze, ile dziś kosztuje Cię składanie raportu. Możesz też opisać problem Concierge'owi. Jeśli lejek zasilany jest z formularzy, zobacz wpis o leadach z formularzy do CRM, bo to jedno ze źródeł takiego raportu. Pozostałe procesy znajdziesz w katalogu automatyzacji.