Używamy plików cookie aby zapewnić działanie platformy oraz (opcjonalnie) analizować ruch. Wybierz swoje preferencje:
Jak wybrać pierwszy proces do automatyzacji: 5 pytań, punktacja na 4 procesach z katalogu i widełki zwrotu od 3 do 14 miesięcy.
Na pierwszy ogień wybierz proces, który powtarza się co tydzień, ma stałe reguły, działa na danych zapisanych już w systemie i ma jednego właściciela. Takie projekty zwykle kosztują mniej i szybciej się zwracają niż duże wdrożenia. Niżej znajdziesz 5 pytań, którymi ocenisz każdy proces z listy, i punktację na czterech przykładach.
Pierwsza cecha to rytm. Proces, który wraca co tydzień albo codziennie, daje dużo powtórzeń, a każde powtórzenie to czas odzyskany po wdrożeniu. Przepisywanie zapytań z formularza na stronie do CRM dzieje się kilka razy dziennie. Roczne zamknięcie inwentaryzacji dzieje się raz w roku i nawet idealna automatyzacja nie ma na czym zarobić.
Druga cecha to stałe reguły. Jeśli osoba, która dziś wykonuje pracę ręcznie, potrafi opisać ją zdaniami w rodzaju „gdy klient zaznaczy pole X, wysyłam ofertę Y”, wykonawca zamieni te zdania na scenariusz w Make albo n8n. Jeśli odpowiedź na większość pytań brzmi „to zależy”, najpierw trzeba spisać, od czego zależy.
Trzecia cecha to dane w systemie. Automatyzacja czyta to, co jest zapisane: maile, formularze, tabele, rekordy w sklepie albo w programie księgowym. Dane w segregatorze, na karteczkach albo w pamięci jednego pracownika trzeba najpierw przenieść do systemu, a to osobny projekt.
Czwarta cecha to jeden właściciel. Ktoś w firmie odpowiada za proces dziś i będzie odpowiadał za automatyzację po wdrożeniu: odbierze ją od wykonawcy, zauważy, gdy coś przestanie działać, i zgłosi zmianę. Proces, który przechodzi przez trzy działy i nie należy do nikogo, jest trudny na start.
Przy każdym pytaniu przyznaj od 0 do 2 punktów. Maksymalny wynik to 10. Nie chodzi o precyzję, tylko o porównanie procesów między sobą.
Pytanie piąte nie mówi „nie automatyzuj”. Mówi, ile kontroli trzeba dodać: zatwierdzenie przez człowieka przed wysyłką, test na kopii danych, powiadomienie o każdym wyjątku. Każda taka kontrola to dodatkowe godziny wykonawcy, więc proces z niskim wynikiem w tym pytaniu będzie droższy.
Poniżej cztery procesy z katalogu wdrożeń Qerify, ocenione dla typowej firmy usługowej. To przykład, nie norma: w Twojej firmie ten sam proces może dostać inny wynik, bo masz inne systemy i innych ludzi.
| Proces | Powtarzalność | Osoby | Reguły | Dane | Skutek błędu | Suma |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Leady z formularzy do CRM | 2 | 2 | 2 | 2 | 1 | 9 |
| Wystawianie i wysyłka faktur | 2 | 2 | 2 | 2 | 1 | 9 |
| Obieg dokumentów i akceptacji | 2 | 0 | 1 | 1 | 1 | 5 |
| Portal klienta | 2 | 0 | 1 | 1 | 0 | 4 |
Teraz te same procesy w liczbach z katalogu. Godziny to czas, który proces pochłania tygodniowo łącznie wszystkim osobom, koszt to jednorazowe wdrożenie, zwrot to liczba miesięcy, po których wdrożenie się spłaca.
| Proces | Godziny tygodniowo | Koszt wdrożenia | Zwrot |
|---|---|---|---|
| Leady z formularzy do CRM | 3-6 h | 1 500-5 000 zł | 3-6 mies. |
| Wystawianie i wysyłka faktur | 4-8 h | 2 000-6 000 zł | 3-5 mies. |
| Obieg dokumentów i akceptacji | 5-10 h | 4 000-12 000 zł | 4-8 mies. |
| Portal klienta | 10-20 h | 15 000-40 000 zł | 8-14 mies. |
Obie tabele mówią to samo. Procesy z wysoką punktacją to te, które kosztują kilka tysięcy złotych i zwracają się w 3-6 miesięcy. Portal klienta oszczędza najwięcej godzin tygodniowo, ale kosztuje kilkanaście do czterdziestu tysięcy złotych i zwraca się po 8-14 miesiącach. Na pierwszy projekt lepiej wybrać leady albo faktury.
Największy problem kusi, bo obiecuje największą oszczędność. Pierwszy projekt ma jednak dwa zadania, a oszczędność jest tylko jednym z nich.
Pierwsze zadanie to pokazać zwrot szybko. Gdy po trzech, czterech miesiącach widać, że automatyzacja leadów spłaciła się z odzyskanych godzin, łatwiej uzyskać zgodę zarządu i zespołu na kolejny projekt. Przy portalu klienta na ten sam dowód czekasz rok, a w tym czasie zmieniają się priorytety i budżety.
Drugie zadanie to nauczyć firmę współpracy z wykonawcą. Za pierwszym razem uczysz się pisać brief, dzielić projekt na etapy, testować wynik na prawdziwych danych i odbierać pracę. Błędy popełnione przy projekcie za 3 000 zł kosztują mniej niż te same błędy przy projekcie za 30 000 zł.
Duży projekt nie znika z listy. Portal klienta za 15 000-40 000 zł lepiej robić jako drugi albo trzeci, gdy firma ma już za sobą jedno wdrożenie, wie, kto po jej stronie odbiera prace, i ma uporządkowane dane, z których portal będzie korzystał. Często pierwsza mała automatyzacja porządkuje właśnie te dane.
Punktacja mówi, który proces jest łatwy do zautomatyzowania. Nie mówi, ile na nim zyskasz. Do tego potrzebujesz dwóch liczb: ile godzin tygodniowo pochłania proces i ile kosztuje godzina pracy osób, które go wykonują.
Godziny policz razem z osobą, która wykonuje proces. Zapytaj, ile razy w tygodniu go robi i ile trwa jedno powtórzenie, łącznie z poprawianiem błędów i szukaniem brakujących danych. Wynik zwykle jest wyższy, niż zakłada kierownik.
Koszt godziny i roczną kwotę przeliczy kalkulator kosztu pracy ręcznej. Porównaj ją z widełkami wdrożenia z katalogu. Jeśli roczny koszt procesu jest niższy niż dolna granica kosztu wdrożenia, to nie jest dobry pierwszy kandydat, nawet przy wysokiej punktacji.
Masz jeden konkretny proces z wysoką punktacją? Opisz go Concierge'owi. Rozmowa trwa najwyżej 6 wymian, a na jej końcu powstaje karta zlecenia z celem, użytkownikami, systemami do połączenia i kryteriami odbioru. Na tej podstawie Qerify dobiera zweryfikowanych wykonawców.
Masz kilkanaście procesów w kilku działach i nie potrafisz ich porównać? Wtedy pomaga Qerify Discovery. To audyt, w którym rozmawiamy z Twoimi pracownikami i przeliczamy ich czas na złotówki. Warianty kosztują 4 900 zł (Sprint, 1-2 działy), 9 900 zł (Standard, do 4 działów) i 19 900 zł (Immersion, cała organizacja). Warianty Standard i Immersion kończą się priorytetyzacją wdrożeń, czyli gotową kolejnością, od którego procesu zacząć.
Jeśli wolisz najpierw przejrzeć gotowe przykłady, katalog 24 wdrożeń ma dla każdego procesu widełki kosztu, godzin i zwrotu.