Trwa faza przed otwarciem. Zostało 48 z 50 miejsc dla Partnerów-założycieli. Zajmij miejsce
Używamy plików cookie, aby zapewnić działanie platformy oraz (opcjonalnie) analizować ruch. Wybierz swoje preferencje:
Onboarding w Airtable i Make: zadania dla IT, kadr i przełożonego z terminami, plan pierwszego tygodnia, przypomnienia. Koszt 2 500-7 000 zł.
Po podpisaniu umowy automatyzacja zakłada zadania dla IT, kadr i przełożonego z terminami liczonymi od dnia startu, wysyła nowej osobie plan pierwszego tygodnia i przypomina o krokach, których nikt nie odhaczył. Według katalogu procesów Qerify ręczne pilnowanie onboardingu to typowo 3-6 godzin tygodniowo, wdrożenie 2 500-7 000 zł, zwrot po 4-7 miesiącach. To widełki, nie gwarancja.
Przykład: hurtownia materiałów budowlanych zatrudniająca około 120 osób w trzech oddziałach. Co miesiąc dochodzi kilka nowych osób na trzech typach stanowisk: handlowiec w terenie, magazynier i pracownik biura. Lista rzeczy do zrobienia istnieje, ale w głowie kierowniczki kadr i w starym dokumencie, którego połowa jest nieaktualna.
Efekt widać pierwszego dnia. Handlowiec przychodzi, a auto służbowe nie ma jeszcze karty paliwowej. Magazynier czeka do południa na odzież roboczą. Pracownik biura dostaje laptop, ale konto pocztowe ktoś założy dopiero po telefonie z działu. Według katalogu Qerify proces pochłania 3-6 godzin tygodniowo, głównie na dopytywanie, kto co już zrobił.
W hurtowni szablony dla trzech stanowisk różnią się mocno:
| Stanowisko | Zadania, których nie ma w innych ścieżkach |
|---|---|
| Handlowiec w terenie | Auto służbowe, karta paliwowa, telefon, dostęp do CRM, lista klientów do przejęcia |
| Magazynier | Badania wstępne, szkolenie BHP, odzież robocza, szkolenie z wózka i skanera |
| Pracownik biura | Laptop, skrzynka, dostęp do programu księgowego, karta do biura |
Badania wstępne i wstępne szkolenie BHP musisz zaplanować tak, żeby odbyły się przed dopuszczeniem do pracy. Dlatego w szablonie mają termin przed dniem startu albo w jego pierwszych godzinach i blokują pozostałe zadania magazyniera. To informacja, a nie porada prawna.
Airtable trzyma trzy rzeczy, które w onboardingu muszą być w jednym miejscu: listę nowych osób, szablony zadań dla stanowisk i zadania z wykonawcą, terminem i statusem. Kierowniczka kadr widzi w jednym widoku, na jakim etapie jest każda osoba. Make rozsyła zadania i przypomnienia do poczty albo komunikatora, więc dział IT nie musi logować się do Airtable, żeby wiedzieć, co ma zrobić. Notion służy jako strona powitalna z zasadami firmy, mapą oddziału i kontaktami. Katalog Qerify wymienia przy tym procesie właśnie te trzy narzędzia: Make, Airtable i Notion. Wykonawców znajdziesz na stronie ekspertów Airtable.
Jeśli nowe osoby zadają w pierwszych tygodniach wciąż te same pytania, stronę powitalną możesz rozbudować o wyszukiwanie odpowiedzi, opisane we wpisie o firmowej bazie wiedzy z AI.
Widełki z katalogu procesów Qerify:
Dolna granica to jedna ścieżka, zadania wysyłane mailem i przypomnienia. Górna to kilka stanowisk i oddziałów, zadania tworzone w narzędziach poszczególnych działów, zależności między zadaniami, strona powitalna i ankieta. Czas zwrotu zależy mocno od tego, ile osób zatrudniasz. Przy jednej nowej osobie na kwartał zadania w Airtable bez Make mogą wystarczyć. Abonamenty policz osobno, według wpisu o miesięcznych kosztach narzędzi.
Najprostsze jest zbudowanie jednej długiej listy i oznaczanie zadań jako „nie dotyczy”. Po miesiącu nikt nie czyta takiej listy uważnie. Szablon dla każdego stanowiska, z częścią wspólną dla wszystkich, jest droższy przy budowie i dużo tańszy w utrzymaniu.
Każde zadanie typu „załóż konto” powinno zapisywać w rekordzie pracownika, do jakiego systemu dostał dostęp. Przy odejściu ta sama lista staje się planem offboardingu: zablokować pocztę, CRM, kartę paliwową, kartę do biura. Bez tego zapisu odbieranie dostępów opiera się na pamięci, a konto byłego handlowca w CRM potrafi działać miesiącami.
Kandydat ma okres wypowiedzenia u poprzedniego pracodawcy i data startu zmienia się o tydzień albo dwa. Jeśli scenariusz założył już zadania z terminami, po zmianie daty muszą się one przesunąć, a nie zdublować. Poproś wykonawcę, żeby zmiana pola „data startu” aktualizowała istniejące zadania, i przetestuj to na fikcyjnym rekordzie, zanim pojawi się pierwsza prawdziwa zmiana. Ta sama logika obsłuży rezygnację kandydata tuż przed startem: zadania zostają zamknięte, a laptop nie jest zamawiany.
Airtable nie jest programem kadrowym. Trzymaj w nim tylko to, czego potrzebuje onboarding: imię, nazwisko, stanowisko, oddział, przełożonego, datę startu i listę dostępów. PESEL, wynagrodzenie i wyniki badań zostają w systemie kadrowym. Mniej danych w Airtable to mniej pracy przy RODO i mniej szkód, jeśli ktoś udostępni bazę zbyt szeroko.
Co warto mieć na pierwszą rozmowę z wykonawcą:
Jeśli zgłoszenia kandydatów też obsługujesz ręcznie, poprzedni etap opisuje wpis o rekrutacji w Make. Na stronie procesu onboarding nowych pracowników policzysz w kalkulatorze, ile kosztuje Cię dziś ręczne pilnowanie listy, a jeśli wolisz zacząć od rozmowy, opisz swój proces Concierge'owi. Kolejne procesy wewnętrzne, na przykład przydzielanie zadań w zespole, znajdziesz w katalogu automatyzacji.