Automatyzacja onboardingu nowych pracowników
Pierwszy dzień nowej osoby wygląda dziś podobnie za każdym razem: brakuje dostępu do jednego z systemów, ktoś zapomina wysłać umowę, a harmonogram pierwszego tygodnia powstaje na bieżąco. Nikt tego nie robi źle, po prostu nikt tego nie spisał raz na zawsze.
Ile ten proces kosztuje Cię rocznie
Suwaki startują od wartości typowych dla tego procesu. Podmień je na swoje — wynik przelicza się od razu, bez zakładania konta i bez podawania adresu e-mail.
Ten proces kosztuje Cię
Realnie odzyskasz od 0 zł do 0 zł rocznie
Liczymy tak: wynagrodzenie razy mnożnik kosztu pracodawcy 1,2 dzielone przez 173 godziny miesięcznie daje stawkę godzinową. Ta stawka razy godziny w roku daje koszt procesu. Z odzysku bierzemy pasmo od 40% do 70%, bo część czasu odzyskanego na papierze wraca jako nadzór nad automatem i obsługa wyjątków. To celowo ostrożny widełkowy szacunek, nie obietnica.
Skąd biorą się te godziny
Onboarding jednej osoby to kilkanaście osobnych czynności rozłożonych między dział kadr, IT i bezpośredniego przełożonego: założenie konta pocztowego, dostęp do narzędzi, wysyłka umowy, przygotowanie stanowiska pracy. Żadna z nich osobno nie zajmuje dużo czasu, ale rozproszenie między kilka osób sprawia, że łatwo coś pominąć.
Koszt pominięcia jest realny. Nowa osoba bez dostępu do systemu traci pierwszy dzień na czekaniu, a wrażenie z pierwszego tygodnia wpływa na to, jak długo zostanie w firmie. Onboarding, który wygląda przypadkowo, jest sygnałem, który pracownik zapamiętuje.
Co robi automatyzacja
Zatrudnienie nowej osoby uruchamia z góry ustaloną sekwencję: konto pocztowe i dostępy zakładają się automatycznie albo trafiają jako zadanie do właściwej osoby z terminem, dokumenty do podpisu wychodzą w ustalonej kolejności, a harmonogram pierwszego tygodnia jest gotowy, zanim nowa osoba w ogóle usiądzie przy biurku.
Każdy krok ma właściciela i termin, więc widać, co jest zrobione, a co czeka. Przełożony dostaje jedno przypomnienie zamiast pamiętać o dziesięciu osobnych zadaniach rozłożonych na dwa tygodnie.
Ile to kosztuje i kiedy się zwraca
Wdrożenie mieści się zwykle w 2 500 do 7 000 zł. Cena zależy od liczby systemów, do których trzeba nadawać dostęp, i od tego, czy proces obejmuje też dokumenty do podpisu elektronicznego.
Zwrot następuje w czwartym do siódmego miesiąca, później niż przy prostszych procesach, bo korzyść jest trudniejsza do policzenia w złotówkach niż same godziny administracyjne. Kalkulator liczy tylko czas kadr i IT poświęcony na ręczne przygotowanie onboardingu.
Wykonawcy pracujący na tych narzędziach
Ten proces buduje się najczęściej na poniższych narzędziach. Każdy odnośnik otwiera katalog zawężony do wykonawców, którzy je zadeklarowali — stawki, dostępność i oceny z rozliczonych kontraktów.
Najczęstsze pytania
Zwykle 2 500 do 7 000 zł jednorazowo, w widełkach automatyzacji na platformie wynoszących 2 000 do 20 000 zł. Cena rośnie z liczbą systemów wymagających dostępu i z obsługą dokumentów do podpisu elektronicznego.
Nie, zdejmuje z niego pilnowanie kolejności i terminów. Decyzje personalne i kontakt z nową osobą zostają po stronie kadr, a automatyzacja dba o to, żeby żaden krok administracyjny nie został pominięty.
Tak. Onboarding da się zbudować na narzędziach, które firma już ma, takich jak arkusz albo baza danych, bez kupowania osobnego systemu kadrowego. Dedykowany system HR ma sens dopiero przy większej skali zatrudnienia.
Sama budowa to zwykle 10 do 60 godzin. Więcej czasu zajmuje zwykle spisanie procesu po stronie firmy niż sama konfiguracja, bo trzeba ustalić, kto i kiedy odpowiada za każdy krok.