Trwa faza przed otwarciem. Zostało 49 z 50 miejsc dla Partnerów-założycieli. Zajmij miejsce
Używamy plików cookie, aby zapewnić działanie platformy oraz (opcjonalnie) analizować ruch. Wybierz swoje preferencje:
Przypomnienia o płatności w Zapierze: sekwencja przed i po terminie, stop po wpłacie, lista do telefonu. Koszt 2 000-6 000 zł, zwrot 3-6 miesięcy.
Automatyzacja wysyła uprzejme przypomnienie przed terminem płatności, w dniu terminu i po nim, a dopiero przy dłuższym opóźnieniu przekazuje sprawę człowiekowi z gotową listą do telefonu. Według katalogu procesów Qerify ręczne przypominanie zajmuje typowo 3-6 godzin tygodniowo, wdrożenie kosztuje 2 000-6 000 zł, a zwrot przychodzi po 3-6 miesiącach. To widełki, nie gwarancja.
Przykład ilustracyjny: agencja marketingowa obsługuje kilkudziesięciu stałych klientów B2B i wystawia około 60 faktur miesięcznie w inFakcie, z terminem 14 dni. Część klientów płaci po terminie, zwykle nie ze złej woli, tylko dlatego, że faktura utknęła w czyjejś skrzynce.
Raz w tygodniu właścicielka otwiera bank i program do faktur, sprawdza, które faktury nie mają wpłaty, i pisze maile. Każdy trochę inaczej, bo do jednego klienta pisze się „Panie Tomku”, a do innego „Szanowni Państwo”. Przy kilku najstarszych należnościach dzwoni, czego nie lubi, więc odkłada to na później. W katalogu procesów to typowo 3-6 godzin tygodniowo. Drugi koszt jest mniej widoczny: każdy tydzień zwłoki z przypomnieniem to tydzień dłużej, w którym agencja kredytuje klienta.
Sekwencja w Zapierze dla agencji z przykładu:
Przykładowa sekwencja, którą warto dopasować do swoich klientów:
| Kiedy | Ton | Treść |
|---|---|---|
| 3 dni przed terminem | informacyjny | Termin płatności, kwota, numer konta, faktura w załączniku |
| W dniu terminu | przyjazny | Krótka informacja, że dziś mija termin, z linkiem do faktury |
| 7 dni po terminie | uprzejmy | Prośba o sprawdzenie, czy faktura dotarła, z ponownym załącznikiem |
| 14 dni po terminie | stanowczy | Prośba o informację, kiedy możemy spodziewać się wpłaty |
| 21 dni po terminie | bez maila | Sprawa trafia na listę do telefonu, dzwoni człowiek |
Pierwsza wiadomość, przed terminem, nie jest przypomnieniem o długu, tylko usługą: klient ma pod ręką numer konta i fakturę. Właśnie ona najczęściej rozwiązuje problem faktury zagubionej w skrzynce.
Zapier ma gotowe integracje z wieloma programami do fakturowania i przy prostej sekwencji wystarcza bez programowania. Przykładowo inFakt ma w Zapierze wyzwalacz nowej faktury, wyszukiwanie faktur po numerze, kliencie, statusie i datach oraz akcję oznaczania faktury jako opłaconej. Harmonogram, filtry i rozgałęzienia ścieżek są wbudowanymi narzędziami Zapiera, więc cała logika sekwencji mieści się w dwóch Zapach.
Katalog procesów wskazuje dla tego procesu trzy narzędzia: Make, Zapier i Airtable. Make będzie tańszy przy dużej liczbie faktur, bo Zapier liczy każdy udany krok z akcją jako zadanie. Przy 60 fakturach miesięcznie ta różnica zwykle nie przesądza o wyborze, ważniejsze jest to, czy Twój program do faktur ma integrację w danym narzędziu. Wykonawców znających Zapiera znajdziesz w katalogu ekspertów Zapier.
| Pozycja | Wartość z katalogu |
|---|---|
| Czas pracy ręcznej | 3-6 h tygodniowo |
| Koszt wdrożenia | 2 000-6 000 zł |
| Czas zwrotu | 3-6 miesięcy |
| Pasmo dla automatyzacji | 2 000-20 000 zł, 10-80 h pracy |
Kalkulator na stronie procesu zakłada na start jedną osobę, która poświęca na przypominanie 4 godziny tygodniowo. Rachunek nie obejmuje pieniędzy, które wpływają szybciej, więc dla firmy z dużymi fakturami realny zwrot bywa lepszy niż w kalkulatorze. Do wdrożenia dochodzi abonament Zapiera i Airtable, porównany w złotówkach we wpisie o kosztach Make, n8n i Zapiera.
Opóźnione księgowanie wpłat. Automatyzacja wie o wpłacie tylko wtedy, gdy program do faktur ją zna. Jeśli wpłaty są oznaczane raz w miesiącu przez biuro rachunkowe, przypomnienie trafi do klienta, który zapłacił tydzień temu. To najgorszy możliwy start. Zanim włączysz sekwencję, ustal, jak i jak często wpłaty trafiają do programu: automatyczne połączenie z bankiem, codzienne oznaczanie przez kogoś z firmy albo przesunięcie pierwszego przypomnienia po terminie o kilka dni.
Opóźnienie bez ponownego sprawdzenia. Kuszące jest zbudowanie jednego Zapa, który wysyła wiadomość, czeka 7 dni i wysyła następną. Taki Zap nie wie, że w międzyczasie przyszła wpłata. Dlatego w opisanym przepływie każdy krok to osobny codzienny przegląd ze świeżym sprawdzeniem statusu, a nie długie czekanie w jednym przebiegu.
Stali klienci. Klient, który od pięciu lat płaci zawsze z tygodniowym poślizgiem, nie powinien dostać wiadomości w tonie stanowczym. Flaga „stały klient” zostawia mu tylko uprzejme przypomnienie, a resztę przejmuje opiekun. Przypomnienia wysyłaj z adresu osoby, którą klient zna, nie z adresu „windykacja@”.
Wpłaty częściowe i zbiorcze. Klient zapłacił połowę albo jednym przelewem uregulował trzy faktury z błędnym tytułem. Jeśli program oznacza fakturę jako częściowo opłaconą, przypomnienie musi podawać pozostałą kwotę, a nie całą. Wpłaty, których nie da się przypisać, zatrzymują sekwencję dla tego klienta, dopóki ktoś ich nie rozliczy.
Reklamacje i spory. Faktura, do której klient zgłosił zastrzeżenia, dostaje flagę „wstrzymaj”. Automatyczne ponaglenie w trakcie wyjaśniania reklamacji psuje relację szybciej niż sama zwłoka.
Dane osobowe. To informacja, a nie porada prawna. Jednoosobowa działalność to osoba fizyczna, więc dane o jej zaległościach są danymi osobowymi. Wysyłaj przypomnienia tylko na adres z umowy albo faktury, bez kopii do osób trzecich, a listę dłużników udostępniaj wyłącznie osobom, które się nimi zajmują, nie na wspólnym kanale zespołu.
Przed rozmową z wykonawcą przygotuj:
Jeśli porządkujesz przy okazji wystawianie faktur i połączenie z KSeF, zacznij od wpisu o KSeF i automatyzacji faktur, bo przypomnienia działają tylko na danych, które program do faktur ma aktualne.
Policz zwrot dla swoich liczb na stronie windykacji należności albo opisz swój proces Concierge'owi, a dostaniesz brief i dopasowanych wykonawców. Pozostałe procesy znajdziesz w katalogu automatyzacji.