Używamy plików cookie aby zapewnić działanie platformy oraz (opcjonalnie) analizować ruch. Wybierz swoje preferencje:
KSeF przesunął ręczną pracę w trzy miejsca: wystawianie ze sklepu, faktury kosztowe i dopasowanie do zamówień. Jak je połączyć i ile to kosztuje.
Po wejściu KSeF ręczna praca przy fakturach skupia się w trzech miejscach: wystawianiu faktur dla zamówień ze sklepu i Allegro, pobieraniu faktur kosztowych z KSeF oraz dopasowaniu ich do zamówień i płatności. Każde z tych miejsc da się połączyć automatyzacją na Make albo n8n bez zmiany programu księgowego, którego używasz.
Według Ministerstwa Finansów (stan na październik 2026) obowiązek wchodził w dwóch etapach. To informacja, a nie porada podatkowa: o swojej sytuacji rozmawiaj z księgowym.
| Od kiedy | Kogo dotyczy | Co trzeba robić |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | wszyscy podatnicy | odbierać faktury zakupowe przez KSeF |
| 1 lutego 2026 | firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 roku | wystawiać faktury w KSeF |
| 1 kwietnia 2026 | pozostali podatnicy | wystawiać faktury w KSeF |
| do 31 grudnia 2026 | podatnicy, u których sprzedaż na fakturach w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto | mogą jeszcze wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF |
Limit 10 000 zł liczy się miesięcznie, z VAT, tylko z faktur wystawionych poza KSeF. Po przekroczeniu limitu fakturę, która go przekroczyła, i wszystkie kolejne wystawiasz już w KSeF, nawet jeśli w następnych miesiącach sprzedaż spadnie. Z obowiązku są wyłączeni między innymi podatnicy bez siedziby w Polsce i firmy rozliczające się w procedurach OSS i IOSS.
W praktyce oznacza to, że od 1 stycznia 2027 przestaje działać ulga dla najmniejszej sprzedaży, a faktury zakupowe przez KSeF odbierasz już teraz.
Sam KSeF to repozytorium faktur w formacie XML (struktura FA(3)). Nie wie nic o Twoim sklepie, magazynie ani o tym, które zamówienie jest już zapłacone. Ręczna praca pojawia się na styku systemów:
Punkty 2 i 3 są najczęściej pomijane przy wdrożeniu, bo programy do faktur skupiają się na wystawianiu. Tymczasem obowiązek odbierania faktur przez KSeF dotyczy wszystkich podatników VAT od 1 lutego 2026.
Najprostsza zasada: KSeF obsługuje jeden system, a automatyzacja dostarcza mu dane z pozostałych. Typowe ścieżki wyglądają tak:
Gotowa integracja wystarczy, gdy przepływ jest prosty: jedno źródło zamówień, jeden program do faktur i producent tego programu obsługuje oba końce. Make albo n8n są potrzebne, gdy dane trzeba przekształcić po drodze (na przykład inne stawki VAT dla części asortymentu), gdy źródeł zamówień jest kilka albo gdy po wystawieniu faktury coś ma się wydarzyć w innym systemie: zmiana statusu zamówienia, wpis w CRM, wiadomość do klienta. Więcej o samym BaseLinkerze i jego API znajdziesz na stronie o integracji z BaseLinkerem, a o zamówieniach z Allegro na stronie o integracji z Allegro.
To najczęstszy układ w małych firmach: biuro rachunkowe pracuje w Optimie albo innym programie z KSeF, a sklep i Allegro nie mają z nim połączenia. Masz wtedy dwie drogi.
Pierwsza to automatyzacja jako pośrednik. Scenariusz w Make albo n8n reaguje na nowe zamówienie (albo na zmianę jego statusu na „opłacone”), przekazuje dane do programu do faktur, czeka na numer KSeF i zapisuje go z powrotem przy zamówieniu. Jeśli program do faktur ma API, tak jak większość programów w chmurze, scenariusz rozmawia z nim bezpośrednio. Programy instalowane lokalnie, jak Subiekt GT, wymagają łącznika na komputerze z programem.
Druga droga to bezpośrednie połączenie z KSeF. KSeF ma publiczne API opisane przez Ministerstwo Finansów, więc scenariusz może sam pobierać faktury kosztowe na Twój NIP i przekazywać je dalej: do folderu księgowości, do arkusza kosztów albo do programu księgowego. Do uwierzytelnienia potrzebny jest token albo certyfikat KSeF, który właściciel firmy generuje w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF. Ministerstwo udostępnia też bezpłatne narzędzia do ręcznej obsługi KSeF: Aplikację Podatnika, aplikację mobilną i e-mikrofirmę. Dla firmy z kilkoma fakturami miesięcznie mogą wystarczyć bez żadnej automatyzacji.
Przy pobieraniu faktur kosztowych automatyzacja dopasowuje fakturę do zamówienia u dostawcy po NIP, kwocie i dacie, a przypadki niejednoznaczne zostawia człowiekowi do decyzji. Opis tego procesu, z kosztami i czasem zwrotu, znajdziesz na stronie automatyzacji faktur kosztowych.
Widełki z katalogu procesów Qerify (szacunek zespołu, ostatni przegląd we wrześniu 2026):
| Proces | Koszt wdrożenia | Czas oszczędzany tygodniowo | Zwrot |
|---|---|---|---|
| Wystawianie i wysyłka faktur | 2 000-6 000 zł | 4-8 h | 3-5 miesięcy |
| Zbieranie i księgowanie faktur kosztowych | 3 000-9 000 zł | 4-9 h | 3-6 miesięcy |
Integracja dwóch systemów przez API, bez dodatkowej logiki, mieści się według tych samych benchmarków w przedziale 1 500-10 000 zł. Cenę w obrębie widełek przesuwają najbardziej: liczba źródeł zamówień, program instalowany lokalnie zamiast chmurowego, obsługa korekt i obsługa trybu offline opisana niżej. Szczegóły kosztów i przykładowy zakres prac pokazuje strona automatyzacji wystawiania faktur.
Do wdrożenia dolicz miesięczny koszt narzędzia (plan Make albo serwer dla n8n) i ewentualnej licencji na dostęp programistyczny do programu księgowego. Te kwoty zależą od producentów i zmieniają się niezależnie od wyceny wykonawcy.
Ustawa o VAT przewiduje kilka trybów pracy, gdy faktury nie da się od razu przesłać do KSeF. Według podręcznika KSeF 2.0 Ministerstwa Finansów (stan prawny na 1 lutego 2026, sprawdzony w październiku 2026):
| Tryb | Kiedy | Termin przesłania do KSeF |
|---|---|---|
| offline24 | z dowolnej przyczyny, na przykład brak internetu | najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu |
| offline (niedostępność KSeF) | ogłoszona niedostępność systemu | najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej zakończeniu |
| awaryjny | awaria ogłoszona w BIP Ministerstwa Finansów | do 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
| awaria całkowita | awaria ogłoszona w środkach społecznego przekazu | faktur nie dosyła się do KSeF |
Faktura wystawiona offline i przekazana klientowi poza KSeF przed nadaniem numeru musi mieć dwa kody QR: jeden z napisem „OFFLINE” do weryfikacji faktury i drugi z napisem „CERTYFIKAT” do potwierdzenia wystawcy. Drugi kod wymaga certyfikatu KSeF.
Dla automatyzacji wynikają z tego trzy wymagania. Scenariusz nie może uznać faktury za wystawioną, dopóki nie dostanie numeru KSeF, więc musi sprawdzać status i ponawiać wysyłkę. Musi pilnować terminu dosłania, bo faktura wystawiona w piątek w trybie offline24 ma termin w poniedziałek. I musi powiadomić człowieka, gdy faktura utknie, zamiast cicho zostawić ją w kolejce. Te trzy elementy warto wpisać do zakresu prac wprost, bo w wycenie łatwo je pominąć.
Spisz, w jakich systemach powstają zamówienia, gdzie wystawiasz faktury i gdzie pracuje Twoje biuro rachunkowe. Z tej listy od razu widać, które połączenie zrobi gotowa integracja, a które wymaga automatyzacji. Przegląd systemów, z którymi łączą się wykonawcy, znajdziesz na stronie integracji.
Opisz Concierge'owi, w jakich systemach powstają Twoje faktury. Na tej podstawie powstanie brief, a system dobierze wykonawców, którzy budują integracje z KSeF i z Twoim programem księgowym.