Automatyzacja zbierania i księgowania faktur kosztowych
Faktura kosztowa przychodzi mailem jako PDF albo skan. Ktoś ją otwiera, przepisuje kwotę, datę, kontrahenta i pozycje do systemu księgowego, a potem odkłada dokument do archiwum. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie to praca, która wraca codziennie w tej samej postaci.
Ile ten proces kosztuje Cię rocznie
Wprowadź własne liczby: kalkulator natychmiast przeliczy oszczędności, bez rejestracji i bez podawania adresu e-mail.
Ten proces kosztuje Cię
Realnie odzyskasz od 0 zł do 0 zł rocznie
Liczymy tak: wynagrodzenie razy mnożnik kosztu pracodawcy 1,2 dzielone przez 173 godziny miesięcznie daje stawkę godzinową. Ta stawka razy godziny w roku daje koszt procesu. Z odzysku bierzemy pasmo od 40% do 70%, bo część czasu odzyskanego na papierze wraca jako nadzór nad automatem i obsługa wyjątków. To celowo ostrożny widełkowy szacunek, nie obietnica.
Skąd biorą się te godziny
Przepisanie jednej faktury to nie samo wpisanie kwoty. Trzeba sprawdzić dane kontrahenta, dopasować pozycje do właściwych kont kosztowych, ustalić termin płatności i odłożyć dokument tam, gdzie księgowość go potem znajdzie. Przy pięćdziesięciu fakturach miesięcznie to kilka godzin, rozłożonych zwykle na kilka dni wokół zamknięcia miesiąca.
Błąd w tym procesie kosztuje więcej niż sama faktura. Zdublowany zapis zawyża koszty, a przeoczony termin płatności to odsetki albo utracony rabat za wcześniejszą zapłatę. Obie pomyłki wychodzą zwykle dopiero przy zamknięciu miesiąca, gdy poprawienie ich jest już trudniejsze.
Co robi automatyzacja
Faktury ze skanów, poczty e-mail i folderów trafiają do jednego systemu. Kwoty, daty, NIP i pozycje są odczytywane przez OCR/AI bezpośrednio z PDF, bez ręcznego przepisywania.
Odczytane dane trafiają do systemu księgowego z przypisaną kategorią kosztu, a duplikat tej samej faktury jest rozpoznawany po numerze i kontrahencie, zanim powstanie drugi zapis. Termin płatności jest widoczny i przypomina o sobie, zanim minie, a oryginał dokumentu ląduje w archiwum bez osobnego kroku.
Ile to kosztuje i kiedy się zwraca
Koszt wdrożenia to zwykle 3 000-9 000 zł. Cena zależy od liczby kanałów wpływu faktur i stopnia ujednolicenia ich formatów. Stałe szablony obniżają koszt wdrożenia.
Zwrot następuje w trzecim do szóstego miesiąca, liczony na czasie osoby zajmującej się dziś ręcznym wprowadzaniem faktur kosztowych. Policz w kalkulatorze powyżej, ile godzin tygodniowo to dziś zajmuje.
Wykonawcy pracujący na tych narzędziach
Proces wdrażany najczęściej w oparciu o poniższe narzędzia. Kliknij, aby zobaczyć sprawdzonych specjalistów z ich stawkami, dostępnością i referencjami.
Najczęstsze pytania
Zwykle 3 000 do 9 000 zł jednorazowo, w widełkach automatyzacji na platformie wynoszących 2 000 do 20 000 zł. Cena rośnie z liczbą kanałów wpływu i różnorodnością formatów faktur.
Odczyt z dobrze zeskanowanego dokumentu jest bardzo dokładny, ale przy nietypowym układzie albo słabej jakości skanu może wymagać poprawki człowieka. Dobrze zbudowany przepływ pokazuje takie przypadki do sprawdzenia, zamiast zapisać błędną liczbę po cichu.
Nie, wpisuje dane do programu, z którego już korzysta Twoja firma albo biuro rachunkowe. Decyzje księgowe i rozliczenia podatkowe zostają dokładnie tam, gdzie są dziś.
Taka faktura trafia do sprawdzenia przez człowieka zamiast zostać zapisana z błędnymi danymi. Warto zapytać o to wprost w wycenie, jeśli zagraniczne faktury stanowią zauważalną część miesięcznego wolumenu.