Wewnętrzny system zgłoszeń IT i pomocy technicznej
Problem z komputerem albo dostępem zgłasza się dziś na czacie firmowym, prywatną wiadomością do znajomego z IT albo mailem, który ginie w skrzynce. Nikt nie widzi, ile zgłoszeń czeka i które z nich są pilne.
Ile ten proces kosztuje Cię rocznie
Suwaki startują od wartości typowych dla tego procesu. Podmień je na swoje — wynik przelicza się od razu, bez zakładania konta i bez podawania adresu e-mail.
Ten proces kosztuje Cię
Realnie odzyskasz od 0 zł do 0 zł rocznie
Liczymy tak: wynagrodzenie razy mnożnik kosztu pracodawcy 1,2 dzielone przez 173 godziny miesięcznie daje stawkę godzinową. Ta stawka razy godziny w roku daje koszt procesu. Z odzysku bierzemy pasmo od 40% do 70%, bo część czasu odzyskanego na papierze wraca jako nadzór nad automatem i obsługa wyjątków. To celowo ostrożny widełkowy szacunek, nie obietnica.
Skąd biorą się te godziny
Zgłoszenie rozproszone między czat, mail i rozmowę w kuchni nie ginie tylko wtedy, gdy akurat ktoś o nim pamięta. Osoba obsługująca IT traci czas nie na samą naprawę, tylko na przypominanie sobie, co jeszcze czeka i dla kogo, bo nic tego nie spisuje automatycznie.
Brak priorytetów oznacza, że pilna awaria czeka czasem dłużej niż drobne pytanie zadane głośniej albo wcześniej. To jest odwrócenie kolejności, które kosztuje firmę więcej niż samo opóźnienie w obsłudze zgłoszenia.
Co robi aplikacja
Zgłoszenie trafia do jednej kolejki, z opisem problemu, priorytetem i osobą zgłaszającą, widoczne dla całego zespołu IT naraz. Zgłaszający widzi status swojej sprawy bez pytania o nią ponownie, a osoba obsługująca widzi pełną historię sprzętu albo konta, którego dotyczy problem.
Powtarzające się pytania techniczne można powiązać z gotową odpowiedzią, więc obsługa najprostszych zgłoszeń przestaje wymagać czasu osoby technicznej. Zespół IT pracuje z listą uporządkowaną według pilności, nie według głośności zgłaszającego.
Ile to kosztuje i kiedy się zwraca
Wewnętrzny helpdesk to aplikacja webowa, więc wdrożenie mieści się zwykle w 12 000 do 30 000 zł, w widełkach aplikacji webowych na platformie sięgających 50 000 zł. Cena zależy od liczby osób korzystających z systemu i od tego, czy potrzebna jest integracja ze sprzętem albo kontami firmowymi.
Zwrot następuje w ósmym do czternastego miesiąca. Kalkulator liczy czas zaoszczędzony przez osobę obsługującą zgłoszenia, licząc tylko porządkowanie i priorytetyzację, nie samą naprawę, która pozostaje tym samym zadaniem co dziś.
Wykonawcy pracujący na tych narzędziach
Ten proces buduje się najczęściej na poniższych narzędziach. Każdy odnośnik otwiera katalog zawężony do wykonawców, którzy je zadeklarowali — stawki, dostępność i oceny z rozliczonych kontraktów.
Najczęstsze pytania
Zwykle 12 000 do 30 000 zł, w widełkach aplikacji webowych na platformie wynoszących 8 000 do 50 000 zł. Cena zależy od liczby użytkowników i integracji z kontami czy sprzętem firmowym.
Tak, o ile liczba zgłoszeń w firmie jest realnie zauważalna. Przy jednej osobie technicznej korzyścią jest przede wszystkim priorytetyzacja i historia, a nie rozdzielanie pracy między kilka osób.
Zgłaszanie problemu powinno być prostsze niż dzisiejsze pisanie na czacie, bo to jest warunek, żeby zespół faktycznie z niego korzystał. Krótkie wprowadzenie wystarcza w większości przypadków, bez osobnego szkolenia.
Zwykle 40 do 150 godzin, w zależności od liczby integracji z innymi systemami firmy. Sama kolejka zgłoszeń bez integracji jest bliżej dolnej granicy tego zakresu.