Używamy plików cookie aby zapewnić działanie platformy oraz (opcjonalnie) analizować ruch. Wybierz swoje preferencje:
Wzór na zwrot z automatyzacji w miesiącach, przykład na wystawianiu faktur i tabela założeń do rozmowy ze wspólnikiem albo księgową.
Zwrot z automatyzacji liczysz, dzieląc koszt wdrożenia przez kwotę, która co miesiąc zostaje w firmie: wartość odzyskanych godzin minus abonament narzędzia. Godziny licz ostrożnie, bo w praktyce wraca 40-70% czasu, a nie całość. Przy wystawianiu faktur, 8 godzinach tygodniowo i wdrożeniu za 4 000 zł wychodzi około 3-5,5 miesiąca.
Potrzebujesz pięciu liczb: ile godzin tygodniowo zajmuje dziś proces, ile kosztuje godzina pracy osoby, która go wykonuje, ile kosztuje wdrożenie, ile wynosi miesięczny abonament narzędzia i jaką część czasu realnie odzyskasz.
Rachunek w trzech krokach:
Koszt godziny pracy policz z pensji, nie ze stawki z umowy. W kalkulatorze Qerify godzina to miesięczne wynagrodzenie brutto podzielone przez 173,2 godziny (40 godzin razy 4,33 tygodnia), powiększone o 20% narzutu pracodawcy. Przy pensji 8 000 zł brutto daje to 55,43 zł za godzinę. Narzut 20% to uproszczenie: same składki pracodawcy wynoszą w 2026 roku nieco ponad 20%, a dochodzą jeszcze PPK, sprzęt i miejsce pracy. Dokładne wyliczenie kosztu pracodawcy znajdziesz we wpisie zatrudnić czy zautomatyzować.
Ten sam model, ze stałymi 52 tygodni w roku, 4,33 tygodnia w miesiącu i pasmem 0,4-0,7, liczy kalkulator kosztu pracy ręcznej i audyt procesów Discovery. Wynik z kalkulatora i z tego wpisu będzie więc spójny.
Bo nawet dobrze zbudowany scenariusz nie zdejmuje z zespołu całej pracy przy procesie. Zostają trzy rodzaje zadań.
Jest też powód organizacyjny. Odzyskane godziny rozkładają się na wiele krótkich odcinków w tygodniu i nie każdy z nich zamienisz na inną pracę o tej samej wartości. Pasmo 40-70% to ostrożne założenie, które uwzględnia wszystkie te straty. Jeśli rachunek zamyka się już przy 40%, decyzja jest prosta. Jeśli wymaga 100%, potraktuj to jako sygnał ostrzegawczy.
Weźmy wystawianie i wysyłkę faktur. W katalogu Qerify ten proces zajmuje ręcznie 4-8 godzin tygodniowo, wdrożenie kosztuje 2 000-6 000 zł, a deklarowany czas zwrotu to 3-5 miesięcy. Policzmy jeden wariant krok po kroku. Założenia: 8 godzin tygodniowo, pensja 8 000 zł brutto, wdrożenie za 4 000 zł, abonament Make w planie Core około 35 zł miesięcznie.
| Krok | Wariant ostrożny (0,4) | Wariant optymistyczny (0,7) |
|---|---|---|
| Godziny miesięcznie (8 × 4,33) | 34,6 h | 34,6 h |
| Miesięczny koszt procesu (× 55,43 zł) | 1 920 zł | 1 920 zł |
| Wartość odzyskanego czasu | 768 zł | 1 344 zł |
| Po odjęciu abonamentu 35 zł | 733 zł | 1 309 zł |
| Zwrot wdrożenia za 4 000 zł | ok. 5,5 miesiąca | ok. 3,1 miesiąca |
Przy 4 godzinach tygodniowo, czyli dolnej granicy z katalogu, i tym samym wdrożeniu za 4 000 zł zwrot wydłuża się do około 6-11,5 miesiąca. Ta różnica pokazuje, dlaczego warto zmierzyć godziny przed rozmową z wykonawcą, a nie zgadywać. Dwie godziny tygodniowo w jedną albo drugą stronę mogą przesunąć zwrot o kilka miesięcy.
Pomiar nie musi być skomplikowany. Przez dwa zwykłe tygodnie, bez urlopów i końca kwartału, osoba wykonująca proces zapisuje w arkuszu godzinę rozpoczęcia i zakończenia każdej sesji pracy nad fakturami. Liczą się też krótkie przerwania: telefon z pytaniem o numer faktury, poprawka po reklamacji, szukanie danych klienta w poczcie. Średnia z dwóch tygodni jest dużo lepszym punktem wyjścia niż odpowiedź na pytanie „ile mniej więcej Ci to zajmuje”, która zwykle zaniża wynik, bo pomija właśnie te przerwania.
Koszt wdrożenia też ma znaczenie. Ten sam proces za 2 000 zł zwraca się dwa razy szybciej niż za 4 000 zł, ale tylko wtedy, gdy obie oferty obejmują ten sam zakres. Jak porównać wyceny, które różnią się kilkukrotnie, opisuje wpis trzy wyceny tej samej automatyzacji. Abonamenty narzędzi przy większych wolumenach rozpisuje wpis o miesięcznym koszcie Make, n8n i Zapier.
Wzór liczy tylko godziny. Pomija kilka efektów, których nie da się uczciwie przeliczyć na złotówki przed wdrożeniem, a które często przesądzają o decyzji.
Te efekty wpisz do rozmowy opisowo, jako argumenty uzupełniające. Rachunek w miesiącach powinien bronić się bez nich.
Pokaż założenia, a wynik dopiero na końcu. Wspólnik może się nie zgodzić z liczbą godzin, księgowa z kosztem pracy, ale gdy założenia są na stole, rozmowa dotyczy konkretnych liczb, a nie wrażeń. Skopiuj tabelę poniżej i uzupełnij ją swoimi danymi.
| Założenie | Wartość | Skąd ją wziąłeś |
|---|---|---|
| Proces | wystawianie faktur | lista procesów w firmie |
| Godziny tygodniowo | 8 h | pomiar z dwóch tygodni |
| Osoby wykonujące proces | 1 | grafik zespołu |
| Wynagrodzenie brutto | 8 000 zł | lista płac |
| Koszt godziny pracy | 55,43 zł | pensja / 173,2 h × 1,2 |
| Pasmo odzysku | 0,4-0,7 | założenie ostrożne |
| Koszt wdrożenia | 4 000 zł | oferta wykonawcy |
| Abonament narzędzia | 35 zł miesięcznie | cennik narzędzia |
| Zwrot | 3,1-5,5 miesiąca | wynik |
Gdy procesów jest kilka, policz każdy w osobnej kopii tabeli i ułóż je od najkrótszego zwrotu. Zacznij od pierwszego z listy. Pieniądze, które zacznie oszczędzać po kilku miesiącach, mogą sfinansować kolejne wdrożenie, a zespół nauczy się pracy ze scenariuszem na jednym procesie, zanim dojdą następne.
Jeśli rozmowa dotyczy większego budżetu, na przykład kilku procesów naraz, liczby z ankiety mogą nie wystarczyć. Wtedy sensowniejszy jest audyt Discovery, w którym rachunek powstaje na godzinach zebranych z sesji z zespołem, a nie na szacunku jednej osoby.
Najprostszy start: wpisz swoje godziny w kalkulatorze kosztu pracy ręcznej, a wynik zabierz do rozmowy z AI Concierge. Z rozmowy powstanie brief, do którego system dobierze wykonawców, a ich wyceny podstawisz do tabeli w miejsce założonego kosztu wdrożenia. Więcej widełek dla innych procesów znajdziesz na stronie ile kosztuje automatyzacja.